Prosty, intuicyjny program magazynowy
Język: English version Wersja polska Google+
Oprogramowanie magazynowe

Edytor Dokumentów - instrukcja obsługi

Korzystając z oprogramowania magazynowego LoMag, domyślnie posiadamy już gotowe szablony dokumentów magazynowych. Program umożliwia także wygodne projektowanie własnego szablonu dokumentów. Używamy w tym celu edytora dokumentów.

1. Uruchomienie edytora dokumentów w oprogramowaniu magazynowym LoMag.

Przed uruchomieniem edytora należy:

  • Posiadać przynajmniej jeden towar w bazie magazynu.
  • Posiadać poprawnie zainstalowaną drukarkę, na której będą drukowane etykiety.
  • Dodać przynajmniej jeden ruch magazynowy.

Uruchomić edytor dokumentów możemy na dwa sposoby.

Uruchomienie edytora dokumentów - sposób 1:

Uruchomienie edytora dokumentów sposobem pierwszym odbywa się z poziomu dodania dokumentu magazynowego. Uruchommy zatem edytor za pomocą dodania przyjęcia magazynowego (LoMag). W tym celu z menu wybieramy LoMag, zostanie wyświetlone okno LoMag.

Program Magazynowy

Następnie w celu dodania ruchu magazynowego (dokumentu magazynowego) w menu okna LoMag, wybieramy LoMag, po czym zostanie wyświetlony formularz (okno) dodania nowego przyjęcia magazynowego.

Program Magazynowy

Aby uruchomić edytor dokumentów, najpierw musimy dodać nowy dokument (jak to zrobić dowiesz się tutaj).

Program Magazynowy

Korzystając z przycisku LoMag w powyższym oknie dialogowym, zostanie uruchomiony edytor dokumentów.

Program Magazynowy
  • Sposób uruchomienia edytora pierwszym sposobem odbywa się w ten sam sposób z poziomu wszystkich dokumentów (LoMag).
  • Edytor został uruchomiony wraz z domyślnym szablonem dokumentu magazynowego, którego możemy dowolnie edytować lub rozpocząć nowy projekt.

Uruchomienie edytora dokumentów - sposób 2:

Drugi sposób uruchomienia edytora również odbywa się z poziomu dokumentów. W programie magazynowym przechodzimy do okna LoMag, zakładka LoMag.

Program Magazynowy

Musimy posiadać przynajmniej jeden ruch magazynowy - zaznaczamy go, a następnie wybieramy z menu LoMag.

  • Jeżeli lista dokumentów jest pusta, a wiemy, że w bazie oprogramowania posiadamy dokumenty magazynowe, to korzystamy z funkcji LoMag w celu ich wyświetlenia.
Program Magazynowy

Zostało wyświetlone okno dialogowe LoMag; w celu uruchomienia edytora dokumentów klikamy w przycisk LoMag.

Program MagazynowyProgram Magazynowy
  • Edytor został uruchomiony wraz z domyślnym szablonem dokumentu magazynowego, który możemy dowolnie edytować lub rozpocząć nowy projekt.

2. Projektowanie dokumentu magazynowego.

W celu rozpoczęcia projektowania nowego dokumentu wybieramy z menu edytora LoMag.

Program Magazynowy

Projektowanie dukumentu magazynowego - ustawienia:

Rozwijamy listę (zaznaczoną poniżej) i wybieramy wielkość arkusza, na którym będziemy projektować nasz nowy dokument magazynowy.

Program Magazynowy

Aby ustawić ilość kopii etykiety, wybieramy z menu narzędzie LoMag. Pojawi się okno ustawień ilości kopii.

Program Magazynowy

Bardzo ciekawą możliwością jest tutaj opcja LoMag; umożliwia ona generowanie i drukowanie odpowiedniej ilości dokumentów na podstawie danych magazynowych.

Program Magazynowy
  • Zalecamy, aby szablon dokumentu magazynowego tworzyć na arkuszu A4 z powodu dużej ilości informacji, jakie znajdują się na dokumentach magazynowych.
  • Tworząc szablon dokumentu magazynowego nie korzystamy z funkcji podziału arkusza na wiele etykiet.

Projektowanie dokumentu magazynowego - projekt:

Po ustawieniu parametrów edytora dokumentów przechodzimy do zaprojektowania indywidualnego szablonu dokumentów.

W celu zaprojektowania własnego dokumentu magazynowego będziemy korzystać z narzędzi, które znajdziemy po lewej stronie edytora oraz makiety projektowej.

Program Magazynowy

Przed rozpoczęciem projektowania dokumentu powinniśmy się zastanowić jak powinien on wyglądać, aby było prosto i przejrzyście. Jakie informacje mają się na nim znajdować? Gdy mamy już pewne wyobrażenie naszego dokumentu magazynowego czas rozpocząć realizowanie naszej wizji.

Pierwszą informacją, jaka powinna znajdować się na dokumentach magazynowych, jest rodzaj ruchu magazynowego (przyjęcie magazynowe, wydanie magazynowe itp.). W tym celu wykorzystamy narzędzia LoMag. Aby dodać informację o rodzaju dokumentu (ruchu), klikamy lewym przyciskiem myszy na narzędzie LoMag (znajdującego się po lewej stronie edytora), następnie przytrzymując lewy przycisk myszy, przeciągamy go na makietę projektową.

Program Magazynowy

Skorzystajmy teraz z możliwości narzędzia LoMag w celu sprawdzenia, jak zostanie wygenerowany dokument.

Program Magazynowy

Jak widzimy powyżej, automatycznie wygenerowano informację o rodzaju ruchu magazynowego - niestety nie została ona w pełni wyświetlona, ponieważ pole narzędzia LoMag jest ograniczone.

  • Przykład został przedstawiamy dla przyjęcia magazynowego, ale równie dobrze mogłaby się tam znajdować informacja o ruchu wydania magazynowego, przesunięcia międzymagazynowego, itd. Informacja ta została automatycznie wygenerowana - zgodnie z dodanym (lub wybranym) wcześniej ruchem magazynowym.

Aby wyświetlić pełną informację rodzaju ruchu magazynowego, musimy dopasować wielkość pola (LoMag) do jego zawartości. W tym celu przechodzimy do ustawień narzędzia, które znajdują się w miejscu zaznaczonym poniżej.

Program Magazynowy

W celu wyświetlenia pełnej informacji na temat ruchu magazynowego, tzn. w celu usunięcia ograniczenia wielkości pola LoMag, w ustawieniach narzędzia przechodzimy do parametru LoMag, następnie zmieniamy jej wartość z LoMag na LoMag. Po wykonaniu tych czynności wielkość pola zostanie automatycznie dopasowana do wielkości wygenerowanej treści.

Program Magazynowy

W celu sprawdzenia rezultatów naszego działania skorzystajmy z podglądu wydruku (LoMag).

Program Magazynowy

Jak widzimy powyższe czynności sprawiły wyświetlenie pełnej informacji na temat rodzaju ruchu magazynowego.

Narzędzie LoMag posiada również możliwość konfiguracji innych parametrów. Na przykład możemy zmienić wielkość i rodzaj czcionki; w tym celu przechodzimy do parametru LoMag, następnie klikając LoMag , po czym zostanie wyświetlone okno konfiguracji.

Program Magazynowy

Kolejną informację, jaką dodamy do naszego przykładowego dokumentu, będzie informacja związana z numerem dokumentu. W tym celu wykorzystamy dwa narzędzia: LoMag i LoMag. Narzędzie LoMag posłuży nam do nadania wartości informacyjnej (tekstowej) "Nr Dokumentu", dla narzędzia LoMag zostanie automatycznie nadana wartość (tak jak było to w przypadku narzędzia LoMag).

Dodajemy zatem wspomniane narzędzia (LoMag oraz LoMag) na naszą makietę projektową w ten sam sposób, jak zrobiliśmy to z narzędziem LoMag.

Program Magazynowy

Następnie dla pola LoMag znajdującego się na makiecie nadajemy wartość tekstową; w tym celu musimy przejść do ustawień narzędzia. W parametrze LoMag usuwamy zawartość Tekst, a następnie nadajemy jej wartość np. "Nr Dokumentu".

Program Magazynowy

Dla narzędzia LoMag wartość zostanie wygenerowana automatycznie. Korzystamy z funkcji LoMag i sprawdzamy, jak została wygenerowana etykieta.

Program Magazynowy

Dla zabezpieczenia narzędzi (LoMag, LoMag) przed niepoprawnym wyświetlaniem, korzystamy z możliwości LoMag, zmieniamy LoMag.

Dla poprawnego wyświetlania informacji stosuje się również możliwość sklejania ze sobą elementów. W tym celu zaznaczamy obydwa narzędzia (LoMag, LoMag) - używając przycisku "ctrl". Następnie klikamy prawym przyciskiem myszy i wybieramy pole LoMag.

Program Magazynowy

Po wykonaniu powyższych czynności przeciągamy jedno narzędzie do drugiego (patrz poniżej).

Program MagazynowyProgram Magazynowy

W podglądzie wydruku zobaczymy efekty naszego działania.

Program Magazynowy
  • Możliwość auto-dopasowania zaleca się stosować dla wszystkich narzędzi posiadających tę funkcję; zapobiega ona możliwości niepoprawnego wyświetlania informacji.
  • Zaleca się również sklejanie elementów, jeżeli korzystamy z dwóch członów, w celu przedstawienia pewnych informacji (przykład powyżej dotyczący Nr. Dokumentu).

W taki sam sposób dodajmy jeszcze na naszą makietę informacje związane z nazwą magazynu oraz datą operacji. W tym celu korzystamy z narzędzi LoMag, LoMag i LoMag. Sposób dodania analogiczny jak w dodanych wcześniej narzędziach, nie zapomnijmy o funkcji LoMag oraz LoMag. Po dodaniu narzędzi na makietę i konfiguracji parametrów nasz przykładowy dokument magazynowy powinien mieć zbliżoną postać (patrz poniżej).

Program Magazynowy
  • Informacje związane z nazwą magazynu oraz datą zostaną wygenerowane automatycznie.

Ważnymi informacjami na dokumentach magazynowych są dane naszej firmy oraz kontrahenta. Dane naszej firmy są pobierane z ustawień programu. Dane kontrahentów są pobierane z kartoteki dostawców na dokumentach przyjęcia na magazyn lub kartoteki odbiorców na dokumentach wydania. Takimi danymi są przede wszystkim nazwa firmy oraz nazwa kontrahenta, dane adresowe i kontaktowe.
W tym celu wykorzystamy narzędzia LoMag, LoMag, LoMag, LoMag, LoMag, LoMag, LoMag, LoMag, LoMag, LoMag.

W pierwszym kroku dodamy dwukrotnie narzędzie LoMag w celu nadania informacji tekstowej "Dane firmy", "Dane kontrahenta".

Program Magazynowy

W kroku drugim przenosimy na makietę narzędzia związane z danymi firmy (LoMag, LoMag, LoMag, LoMag, LoMag - dane te generowane są automatycznie (z bazy danych oprogramowania LoMag)).

Program Magazynowy

Następnie przenieśmy w ten sam sposób dane dotyczące kontrahenta (LoMag, LoMag, LoMag, LoMag, LoMag).

Program Magazynowy

Sprawdzamy efekty naszej pracy, generujemy dokument w module LoMag.

Program MagazynowyProgram Magazynowy

Jak widzimy powyżej, zostały wygenerowane informacje naszej firmy oraz dane kontrahenta. Można zauważyć, że wygenerowane dane zostały "wczytane" z bazy oprogramowania.

  • Aby dane naszej firmy zostały poprawnie wygenerowane, muszą zostać wcześniej skonfigurowane w ustawieniach oprogramowania (zakładka "Firma").
  • Aby dane kontrahenta zostały poprawnie wygenerowane, muszą być one zapisane w bazie oprogramowania. Dane kontrahenta wprowadza się przy dodawaniu nowych dokumentów (oraz ich edytowaniu). Jak dodać kontrahenta do oprogramowania magazynowego LoMag dowiesz się tutaj.

Możemy dodać jeszcze na projekt informacje dotyczące numeru identyfikacji podatkowej firmy i klienta (LoMag, LoMag) oraz uwagi z nimi związanymi (LoMag). My pomijamy te dane na naszym przykładowym dokumencie.

Bardzo istotnym elementem, znajdującym się na dokumencie magazynowym, są informacje dotyczące przepływu towaru (ewidencji towaru), czyli spis, tabela z informacjami o przepływie towarów. W tym celu wykorzystamy narzędzie LoMag - przenosimy je na nasz projekt. Następnie sprawdzamy, jak zostanie wygenerowany dokument z umieszczoną tabelą towarową(LoMag).

Program MagazynowyProgram Magazynowy

Jak widzimy powyżej, w prosty sposób, za pomocą jednego narzędzia, oprogramowanie magazynowe LoMag wygenerowało wszystkie informacje związane z ewidencją towarową.

Naszą tabelę możemy dowolnie konfigurować (ukrywać oraz wyświetlać kolumny, kodować informacje, zmieniać nazwę kolumny itd.); w tym celu przechodzimy do ustawień narzędzia LoMag, do parametru LoMag.

Program Magazynowy

W parametrze LoMag klikamy LoMag, po czym wyświetlone zostanie okno dialogowe LoMag.

Program Magazynowy

Okno LoMag możemy uruchomić również za pomocą kliknięcia lewym przyciskiem myszy na planszę tabeli (na projekcie), wybierając z menu pole LoMag.

Program Magazynowy

Najpierw skorzystamy z możliwości ukrycia kilku niepotrzebnych dla nas kolumn. Dla przykładu będą to kolumny: "Uwagi", "Z magazynu", "Do magazynu", "Użytkownik" oraz "Kolor". Aby ukryć wyznaczone przez nas kolumny, zaznaczamy pierwszą niechcianą pozycję kolumny ("Uwagi") i przenosimy ją z pola LoMag do pola LoMag, używając przycisku LoMag.

Program MagazynowyProgram Magazynowy

W identyczny sposób postępujemy z resztą niepotrzebnych kolumn ("Z magazynu", "Do magazynu", "Użytkownik", "Kolor"). Następnie zatwierdzamy przeprowadzoną przez nas zmianę przyciskiem LoMag.

Program Magazynowy

Jak widzimy poniżej (na podglądzie wydruku) wybrane przez nas kolumny nie zostały wyświetlone.

Program Magazynowy

W każdej chwili możemy zmienić kolumny ukryte na widoczne, przenosząc pozycje kolumn z pola LoMag do pola LoMag.

Dzięki LoMag możemy zmienić nazwy poszczególnych kolumn. Dla przykładu zmienimy nazwę kolumny "Nr" na "Lp.". W tym celu zaznaczamy pozycję danej kolumny w oknie LoMag, a następnie w polu LoMag nadajemy jej nową nazwę. Dokonane zmiany zatwierdzamy klawiszem LoMag.

Program MagazynowyProgram Magazynowy

Została zmieniona nazwa kolumny.

Program Magazynowy

Na powyższym podglądzie widzimy kolumnę z kodem kreskowym - jest on w postaci cyfr. Za pomocą LoMag zmienimy cyfrowy kod kreskowy na graficzny. Przechodzimy do okna LoMag, w polu LoMag wybieramy kolumnę "Kod kreskowy", a następnie wybieramy LoMag, znajdujące się po prawej stronie okna dialogowego i zatwierdzamy zmiany (LoMag).

Program MagazynowyProgram Magazynowy

Jak widzimy kolumna "kod kreskowy" została dodatkowo wsparta graficznym wzorem, który będziemy mogli odczytywać za pomocą czytnika kodów kreskowych.

  • Na dokumentach magazynowych zaleca się stosować rodzaj kodowania CODE128. Ponieważ kodowanie CODE128 umożliwia kodować różnego rodzaju informacje (w formacie cyfr i liter). Takiej możliwości nie posiada kodowanie, np. EAN13, które zakoduje tylko i wyłącznie 13-cyfrowy numer kodu, a pozostałe numery, takie jak np. 11-sto cyfrowe, czy informacje zawierające litery, nie zostaną zakodowane.

Zauważmy, że dodanie graficznego kodu kreskowego spowodowało niepełne wyświetlenie go w wersji liczbowej, co w takim przypadku może skutkować wieloma niepotrzebnymi problemami w naszym przedsiębiorstwie. Aby uniknąć niepotrzebnych pomyłek i aby kod został wyświetlony w całości musimy zwiększyć szerokość kolumny "Kod kreskowy". W tym celu ponownie zaglądamy do modułu LoMag, w polu LoMag wybieramy kolumnę "Kod kreskowy", następnie po prawej stronie interfejsu zwiększamy szerokość naszej kolumny (np. na 20).

Program Magazynowy

Zamykamy okno LoMag, zatwierdzając zmiany przyciskiem LoMag. Spoglądamy na podgląd wydruku, czy wystarczająco poszerzyliśmy kolumnę - czy kod kreskowy (liczbowy) wyświetla się w całości.

Program Magazynowy

Widzimy pozytywny efekt powyższych czynności. Kolumna zwiększyła swoją szerokość, a numer kodu kreskowego jest teraz w pełni wyświetlany.

Spoglądając na nasz dokument magazynowy, a dokładnie przyglądając się narzędziu LoMag (zamieszczony na makiecie jako tabela), widzimy brak elementu sumy poszczególnych kolumn. Dodajmy zatem sumy dla kolumn "Cena jednostkowa", "Ilość", "Wartość" oraz "Stan". W tym celu skorzystamy po raz kolejny z modułu LoMag, w polu LoMag wybieramy pierwszą z wybranych przez nas kolumn "Cena jednostkowa" i zaznaczmy opcję LoMag.
Dodatkowo ustawimy opcję LoMag, zaznaczmy zatem pole LoMag, po czym zostanie odblokowane pole tekstowe, któremu nadajemy wartość tekstową, np. "Razem", "Suma". Wszystkie zmiany zatwierdzamy przyciskiem LoMag. W kolejnym kroku za pomocą modułu LoMag sprawdzamy rezultaty naszego działania.

Program MagazynowyProgram Magazynowy

Jak widzimy powyżej została wyświetlona przez nas wartość tekstowa ("Razem"), a także zostało dodane pole zliczające ilość danych jednostek (z danej kolumny). Dodajmy w ten sam sposób sumy pozostałych kolumn i sprawdźmy ponownie efekt naszego działania.

Program Magazynowy

Możliwość kodu kreskowego można zastosować także do zakodowania pozostałych informacji, występujących na dokumencie magazynowym. Dla przykładu dodamy kod kreskowy dla numeru dokumentu. W tym celu po raz drugi przenieśmy na nasza makietę narzędzie LoMag.

Program Magazynowy

Następnie musimy ustawić rodzaj kodowania dla pola LoMag w tym celu przechodzimy do ustawień narzędzia, do parametru LoMag - ustawiamy kodowanie LoMag (zalecane).

Program MagazynowyProgram Magazynowy

Tym sposobem informacje związane z numerem dokumentu mamy przedstawione za pomocą informacji tekstowej oraz graficznej (kod kreskowy).

  • Na dokumentach magazynowych zaleca się stosować rodzaj kodowania CODE128. Ponieważ kodowanie CODE128 umożliwia kodować różnego rodzaju informacje (w formacie cyfr i liter). Takiej możliwości nie posiada kodowanie np. EAN13, który zakoduje tylko i wyłącznie 13 cyfrowy numer kodu, a pozostałe numery takie jak np. 11-sto cyfrowe, czy informacje zawierające litery, nie zostaną zakodowane.

Ostatnim ważnym elementem, jaki powinien znajdować się na dokumencie magazynowym, jest miejsce na podpisy upoważnionych osób, które biorą udział w transakcji. Przygotujemy zatem miejsca na podpisy dla osoby wystawiającej dokument, osoby wydającej towar oraz dla osoby przyjmująca towar. W tym celu skorzystamy z poznanego już wcześniej narzędzia LoMag. To za jego pomocą utworzymy miejsca przeznaczone na podpis. Dodajmy zatem dwukrotnie narzędzie LoMag na nasz projekt.

Program Magazynowy

Dla dodanych elementów (LoMag) na makietę projektu, dodamy wartości tekstowe. Wartości tekstowe nadajemy w taki sam sposób jak robiliśmy to na początku instrukcji, wykorzystując narzędzie LoMag. Miejsce na podpisy możemy przedstawić w postaci jak poniżej.

Program Magazynowy

W taki sam sposób dodajmy jeszcze pola dla osoby wydającej oraz przyjmującej towar.

Program Magazynowy

Nasz dokument magazynowy zawiera już wszystkie potrzebne elementy. Jest gotowy do pracy w naszym przedsiębiorstwie.

Pomimo że nasz dokument zawiera wszystkie potrzebne elementy, możemy skorzystać z kilku dodatkowych funkcji. Na przykład możemy dodać na dokument logo naszej firmy. W tym celu posłuży nam narzędzie LoMag - przenosimy je na makietę, następnie zostanie uruchomione okno dodania obrazu.

Program Magazynowy

Wybieramy zdjęcie z logiem naszej firmy, następnie klikamy przycisk LoMag. Zdjęcie zostanie załadowane na naszą makietę projektową.

Program Magazynowy

Dodatkowo możemy dodać na nasz dokument mniej znaczące dane, takie jak: LoMag, LoMag, LoMag, LoMag, LoMag. Istnieje również możliwość obramowania pewnych danych, w celu oddzielenia jednej grupy informacji od drugiej. Do tego celu wykorzystujemy narzędzia: LoMag oraz LoMag.

Zapisanie projektu dokumentu magazynowego

Zapisanie projektu

Nasza praca dobiegła końca; mamy gotowy dokument magazynowy, stworzony według indywidualnych potrzeb - warto więc go zapisać.

Aby zapisać nasz projekt wybieramy z menu edytora LoMag, po czym zostanie wyświetlone okno LoMag.

Program Magazynowy

Przechodzimy do pola LoMag, podajemy nazwę szablonu i zatwierdzamy przyciskiem LoMag. Jeżeli zapisaliśmy nasz projekt wcześniej, ale dokonaliśmy nowych zmian i chcielibyśmy zapisać te zmiany, to wybieramy z menu LoMag lub LoMag. Następnie wybieramy LoMag, zaznaczamy LoMag i klikamy LoMag.

Zapisanie dokumentu w formacie PDF

Edytor dokumentów programu LoMag umożliwia również zapisanie etykiety w formacie *.pdf. Aby dokonać zapisu etykiety w formacie *.pdf, w górnej części edytora klikamy w LoMag, następnie wybieramy lokalizację zapisu pliku i klikamy LoMag.

Eksportowanie szablonu dokumentu

Istnieje również możliwość eksportowania szablonu dokumentu magazynowego poza oprogramowanie magazynowe LoMag (na dysk komputera). W tym celu z menu wybieramy LoMag, a następnie określamy lokalizację eksportu i klikamy LoMag. Szablon zostanie zapisany w formacie *.xml.

Drukowanie dokumentu magazynowego

Drukowanie dokumentu

Aby wydrukować nasz dokument magazynowy, w pierwszej kolejności przechodzimy do LoMag. Wybieramy urządzenie wyjściowe (drukarkę) i klikamy LoMag (patrz poniżej).

Program Magazynowy