Menu
Język: Program Magazynowy - Wersja angielska Program Magazynowy - Wersja polska

Wypożyczalnia – Instrukcja obsługi

Moduł Wypożyczalnia służy do zarządzania wypożyczalnią dowolnego rodzaju towaru. Program LoMag pozwala na błyskawiczne wypożyczenie i zwrot oraz daje bezpośredni podgląd w kartotekę towarów i kartotekę wypożyczających

Moduł wypożyczalni z programem LoMag doskonale sprawdzi się jako:

  • Program do wynajmu elektronarzędzi, sprzętu ogrodniczego,
  • Oprogramowanie dla wypożyczalni sprzętu budowlanego,
  • Program dla wypożyczalni samochodów, motocykli, samochodów dostawczych, przyczep i innych pojazdów,
  • Obsługa wypożyczalni sprzętu rehabilitacyjnego,
  • Program do wypożyczalni strojów i sukien ślubnych,
  • Oprogramowanie do wynajmu sprzętu sportowego i turystycznego: nart, rowerów, snowboardu, namiotów,
  • Wypożyczalnia sprzętu wodnego: kajaków, rowerków wodnych i łodzi,
  • Oprogramowanie do wynajmu sprzętu oświetleniowego, estradowego, nagłaśniającego,
  • Program do wypożyczalni płyt DVD, gier, konsol

Moduł wypożyczalni programu magazynującego LoMag może posłużyć wielkim firmą jak i małym podmiotom gospodarczym, które są np. zwolnione z podatku VAT. Program umożliwia ustawienie wypożyczeń dla różnych stawek VAT oraz wypożyczenia bez VAT.

1 Wypożyczenia.

Aby uruchomić moduł LoMag należy wybrać z menu głównego LoMagLoMagLoMag.

Program Magazynowy

Po uruchomieniu modułu wypożyczenie zostanie wyświetlona aktualna lista wypożyczonych towarów oraz menu narzędziowe, przeznaczone do zarządzania listą.

Program Magazynowy

1.1 Pasek narzędziowy w Wypożyczeniach

W module LoMag znajduje się menu narzędziowe, dzięki któremu możemy między innymi dodawać, edytować, czy filtrować dokumenty wypożyczeń w środowisku oprogramowania magazynowego LoMag.

Program Magazynowy

Poniżej omówimy skrótowo działania poszczególnych narzędzi, a następnie przejdziemy do szczegółowego opisania niektórych z nich.

LoMag pole wyszukiwań, służy do szukania dokumentów po informacjach tekstowych dokumentów, np. po nazwie, kodzie, grupie produktu, kontrahencie.

LoMag przycisk służący do dodania nowego wypożyczenia.

LoMag przycisk służący do edytowania wypożyczenia.

LoMag przycisk służący do usunięcia dokumentu wypożyczenia z listy.

  • UWAGA! Nie można usunąć dokumentu z listy wypożyczeń, jeśli dokument jest powiązany z innymi dokumentami. Dla przykładu towar został zwrócony i istnieje powiązanie dokumentu wypożyczenia z dokumentem zwrotu i FV.

LoMag przycisk umożliwiający wydruk listy wypożyczeń.

LoMag przycisk umożliwiający eksportowanie listy wypożyczeń do pliku Excel (xls).

LoMag przycisk umożliwiający eksportowanie listy wypożyczeń do pliku Adobe (pdf).

LoMag rozwijane menu służące do filtrowania listy wypożyczeń z danego okresu czasu, np. z ostatnich 7 dni.

LoMag  rozwijane menu służące do filtrowania listy wypożyczeń z konkretnym statusem, np. Wypożyczony.

1.2 Dodawanie nowego wypożyczenia.

Aby dodać nowe wypożyczenie dla naszego magazynu, z menu narzędziowego wybieramy przycisk Dodaj (LoMag), po czym zostanie wyświetlone okno dialogowe LoMag

Program Magazynowy

W oknie LoMag  znajdziemy szereg pól do wypełnienia informacji o nowym wypożyczeniu. Dodajmy zatem nowe wypożyczenie do naszej bazy, omawiając kolejno widoczne pola.

Pierwszym krokiem, jaki należy wykonać, jest określenie kontrahenta, dla którego chcemy wystawić dokument. Możemy to zrobić, odszukując istniejącego już w bazie kontrahenta z listy, lub poprzez dodanie go klikając na ikonę LoMag

Program Magazynowy

Kolejnym krokiem jest określenie daty wystawienia dokumentu, daty wypożyczenia oraz zwrotu towaru. Data wystawienia dokumentu – należy ustawić datę, kiedy dokument został przygotowany. Dla daty wypożyczenia, należy ustawić datę, kiedy towar ma być/został wypożyczony, zaś dla daty zwrotu należy określić, kiedy dany towar ma być zwrócony. Numer dokumentu jest generowany automatycznie – zawsze można ręcznie zmienić jego nazwę, klikając na czerwone pole i wpisując własne wartości.

Program Magazynowy

Następnie należy dodać produkty, które chcemy wypożyczyć kontrahentowi. W tym celu należy kliknąć LoMag aby pojawiło się nam nowe okienko o nazwie Dodaj Wypożyczenie, z możliwością zdefiniowania wypożyczanego produktu, ceny, jednostki rozliczeniowej, stawki VAT oraz kaucji za wypożyczenie.

Program Magazynowy

W oknie LoMag należy zdefiniować podstawowe właściwości dla wypożyczanego towaru – Towar, Ilość, Jednostka Rozliczeniowa, Cena netto – pozostałe kwoty /pola są kalkulowane na podstawie czterech podanych wyżej obowiązkowych parametrów. Dodatkowymi, nie obowiązkowymi polami, są kaucja oraz uwagi.

W polu Towar należy wybrać towar z naszego magazynu, który chcemy wypożyczyć; u nas dla przykładu jest to wiertarka udarowa firmy Makita. Następnie należy określić ilość wypożyczanego towaru – w tym przykładzie jest to 5 sztuk (po lewej stronie mamy informację jaki jest obecnie stan tego towaru na magazynie). Należy ustalić jednostkę rozliczeniową dla danego towaru: w tym przypadku kalkulacja będzie dobowa – można jednostkę zmienić na minuty,godziny, pełną dobę lub zdefiniować własną jednostkę rozliczeniową. Podając cenę netto dla 1 sztuki wypożyczanego towaru ( w naszym przypadku jest to 1 sztuka wiertarki udarowej firmy Makita) program LoMag automatycznie skalkuluje cenę brutto dla jednej sztuki oraz wartość netto oraz brutto dla pełnego zamówienia ( w przypadku przez nas omawianym dla 5 sztuk wiertarek).

Stawki VAT można zmieniać poprzez rozwijane menu – automatycznie przy zmianie stawki nastąpi kalkulacja wartości brutto dla pól cena brutto, wartość brutto oraz w przypadku wypełnienia kaucji – pole kaucja brutto. Dodatkowymi nie obowiązkowymi polami są: kaucja netto/brutto, w którym możemy wpisać kwotę kaucji za wypożyczenie, na podstawie której zostanie skalkulowana kaucja brutto/netto według stawek VAT wybranych z rozwijanego menu. W uwagach użytkownik programu może sobie wpisać z czym związana jest kaucja lub jakiekolwiek inne informacje na temat wypożyczanego towaru.

Jeśli wszystkie wprowadzone przez nas dane są poprawne – klikamy przycisk OK.

Program Magazynowy

Po dodaniu nowego towaru do wypożyczenia pojawi się on na liście w otwartym dokumencie. Do dokumentu można dodać kolejne towary, klikając w LoMag i uzupełniając okno LoMag jak w poprzednim kroku.

Program Magazynowy

W dokumencie wypożyczenia posiadamy menu do zarządzania listą; możemy w nim między innymi dodawać nowe linie(towary), edytować istniejące wypożyczenia, eksportować listę wypożyczeń, itp. Poniżej skrótowo jest omówiona ich funkcjonalność:

LoMag przycisk służący do dodania nowego towaru do dokumentu wypożyczenia.

LoMag ikona służąca do edycji zaznaczonej linii w dokumencie wypożyczeń.

LoMag przycisk służący do usunięcia zaznaczonej linii w dokumencie wypożyczeń.

LoMag przycisk służący do ukazania historii towaru (historia towaru została opisana w instrukcji dla kartoteki towarów).

LoMag przycisk umożliwiający eksportowanie listy wypożyczeń do pliku Excel (xls).

LoMag przycisk służący do ukazania powiązań dla danego towaru.


W dolnej części okna znajduje się podsumowanie otwartego dokumentu wypożyczenia. Znajdziemy tam informacje na temat ilości wypożyczonych towarów, wartości netto oraz brutto jak i o ilości pozycji wypożyczeń.

Program Magazynowy

1.3 Statusy wypożyczeń

Dokument wypożyczeń może posiadać 5 statusów – opisy oraz akcje z nimi związane można sprawdzić z poziomu otwartego dokumentu wypożyczenia klikając w ikonę LoMag lub poprzez kliknięcie w menu głównym LoMag LoMag LoMag

Program Magazynowy

1.4 Generowanie oraz drukowanie dokumentu wypożyczenia.

Po ustawieniu daty wypożyczenia, daty zwrotu oraz zdefiniowaniu towarów, które chcemy wypożyczyć, można przejść do menu głównego dokumentu wypożyczenia. Możemy w nim drukować potwierdzenie wypożyczenia, generować zwroty itp.

Program Magazynowy

LoMag – Przycisk służy do wygenerowania pliku PDF dla otwartego dokumentu.

LoMag - Przycisk służący do wydruku obecnego dokumentu.

LoMag – Przycisk służący do otworzenia edytora szablonów dla obecnie drukowanego dokumentu ( Jak edytować szablon dokumentu magazynowego za pomocą edytora LoMag dowiesz się tutaj).

LoMag – Przycisk służący do wysłania dokumentu PDF na adres e-mail kontrahenta.

LoMag - Przycisk służący do wygenerowania zwrotu towaru.

LoMag – Przycisk służący do zapisania danych dokumentu i zamknięcia okienka.

LoMag – Przycisk służący do anulowania zmian wprowadzonych w dokumencie i zamknięcie bieżącego okna.

1.5 Wypożyczenie przedmiotu.

W momencie tworzenia nowego dokumentu wypożyczenia ma on status Otwarty. Dopiero przy generacji pliku PDF lub dokonania wydruku, status dokumentu zostaje zmieniony na Wypożyczony.

Aby wygenerować plik PDF należy w otwartym dokumencie kliknąć na przycisk LoMag. Po wykonaniu tej akcji powinien wygenerować się plik PDF, zapisać na dysku i automatycznie otworzyć, np. w programie Adobe Reader. Do wydruku dokumentu należy kliknąć w przycisk LoMag – wyświetli nam się podgląd wydruku (zbliżony do wygenerowanego pliku PDF), w którym możemy zlecić druk.

Program Magazynowy

Użytkownik oprogramowania LoMag w wygenerowanym pliku/wydruku dokumentu planowanego wypożyczenia posiada informacje takie jak:

  • numer dokumentu wypożyczenia,
  • daty wystawienia dokumentu, zaplanowanego czasu wypożyczenia towaru oraz planowanego zwrotu towaru,
  • informacje o planowanym czasie wypożyczenia towarów,
  • dane wypożyczenia właściciela towarów i kontrahenta,
  • nazwy wypożyczonych przedmiotów, ich ilość, cena oraz koszty wypożyczenia,
  • realna wartość towaru, który będzie wypożyczony kontrahentowi,
  • podsumowanie kosztu wypożyczenia, z uwzględnieniem kaucji (jeśli została ujęta przy wypożyczeniu towaru)

Po zmianie statusu na wypożyczony nasz dokument wypożyczenia na liście zmieni status z Otwarty na Wypożyczony. W kolumnie wartość dokumentu jest podana Wartość towarów przez nas wypożyczonych, zaś w kolumnie Wartość wypożyczenia – kwotę netto, jaką kontrahent będzie musiał zapłacić za wypożyczenie towarów.

Program Magazynowy

2. Generowanie zwrotów

2.1. Wyszukiwanie dokumentów do zwrotu.

Aby odnaleźć dokument wypożyczenia, dla którego należy wygenerować zwrot, najłatwiej jest posłużyć się wyszukiwarką na liście wypożyczeń wpisując numer dokumentu wypożyczenia; aby do niej przejść należy kliknąć LoMag LoMag LoMag

Program Magazynowy

Jeśli nie znamy numeru dokumentu wypożyczenia, możemy spróbować odnaleźć dokument poprzez wyszukanie nazwy kontrahenta. W tym celu należy w wyszukiwarce wpisać jego nazwę. Lista może posiadać wiele wpisów, gdyż dany kontrahent mógł u nas być stałym klientem i nie było to jego pierwsze wypożyczenie.

Program Magazynowy

W przypadku, kiedy nie znamy numeru dokumentu wypożyczenia, zaś wyszukiwanie po nazwie kontrahenta zawiera zbyt wiele wpisów, aby móc odnaleźć pożądane wypożyczenie można posłużyć się filtrem daty. Filtr ten może nam także posłużyć do celów statystycznych, np. można wyflitrować ile wypożyczeń było w ciągu ostatnich 7 dni, obecnego tygodnia czy miesiąca. Wyfiltrowane wyniki możemy wydrukować, klikając w przycisk LoMag lub wyeksportować do pliku .xls klikając w przycisk LoMag

Program Magazynowy

Aby utworzyć niestandardowy filtr daty należy kliknąć LoMag LoMag LoMag

Program Magazynowy

Pojawi nam się okienko, w którym będziemy mogli ustawić filtr dla zadanego okresu dat. Po ustawieniu go należy kliknąć przycisk OK. Należy zwrócić uwagę, iż ten filtr jest odpowiedzialny za datę wystawienia dokumentu wypożyczenia, a więc nie zostaną w tym filtrze dokumenty z datą wypożyczeń oraaz zwrotów.

Program Magazynowy

2.2 Zwrot wypożyczenia

Kiedy znajdziemy odpowiedni dokument wypożyczenia, należy go otworzyć dwukrotnie klikając na niego lewym przyciskiem myszki lub zaznaczając go i klikając przycisk LoMag

Program Magazynowy

Po otworzeniu edycji dokumentu wypożyczenia należy zweryfikować datę zwrotu towaru – kontrahent zawsze może oddać wypożyczony towar wcześniej lub spóźnić się o parę dni. Możliwe jest także edytowanie numeru dokumentu.

Program Magazynowy

Jeżeli wszystkie parametry w dokumencie są ustawione poprawnie i kontrahent zwrócił wypożyczony towar, należy użyć przycisku LoMag

Program Magazynowy

Jeśli użytkownik programu LoMag popełnił błąd w dacie zwrotu – zawsze może ją edytować po wygenerowaniu zwrotu, klikając na pole odpowiedzialne za datę zwrotu i wybierając poprawną wartość. Przy próbie generowania pliku PDF lub druku dokumentu, wyświetli się użytkownikowi informacja, iż data zwrotu uległa zmianie oraz zapytanie, czy przeliczyć ceny elementów zwrotu dla nowego zakresu dat.

Program Magazynowy

2.3 Wydruk zwrotu wypożyczenia.

Aby wydrukować potwierdzenie zwrotu wypożyczenia dla klienta należy zapisać plik jako PDF (klikając na ikonę LoMag) a następnie drukując go lub bezpośrednio przejść do możliwości wydruku, klikając w programie przycisk odpowiedzialny za druk dokumentu LoMag. Należy się upewnić, że wydruk dokumentu lub zapis pliku PDF dotyczy zwrotu wypożyczenia.

Program Magazynowy

2.4 Lista zwrotów wypożyczeń.

Aby przejść do listy zwróconych towarów należy kliknąć w górny menu LoMag, a następnie z rozwijanego menu wybrać przycisk LoMag

Program Magazynowy

Na liście zwrotów są wszystkie dokumenty dla towarów, które zostały już zwrócone. Aby wyszukać odpowiedni dokument można posłużyć się wyszukiwarką oraz filtrami, które zostały opisane w podrozdziale 2.1.

3. Generowanie faktur VAT oraz paragonów.

Po wygenerowaniu potwierdzenia zwrotu wypożyczonego towaru program LoMag posiada przycisk LoMag do generowania faktury VAT dla usługi wypożyczonego towaru. Program LoMag oferuje opcję także wygenerowania paragonu dla usługi wypożyczenia. W celu wygenerowania paragonu dla danego wypożyczenia należy kliknąć ikonkę strzałki (po prawej stronie przycisku LoMag), użytkownik programu w rozwijanej liście będzie mógł wtedy zdecydować, czy chce wygenerować fakturę VAT, czy paragon dla danego dokumentu wypożyczenia.

Program Magazynowy

Po kliknięciu przycisku odpowiedzialnego za wygenerowanie FV (LoMag) użytkownikowi programu LoMag zostaną wyświetlone opcje do wystawienia faktury. Będzie mógł zdefiniować wiele istotnych parametrów takich jak:

  • Numer dokumentu,
  • Datę sprzedaży,
  • Datę wystawienia faktury,
  • Datę płatności faktury,
  • Status faktury (niezapłacona/ opłacona/ nadpłata/ częściowo opłacona),
  • Rodzaj płatności (gotówka/ przelew 3dni/ przelew 7dni/ przelew 14 dni/ przelew 21 dni),
  • Rodzaj wydruku (Oryginał / Kopia/ Oryginał i Kopia /Duplikat).

Jak posługiwać się fakturami w programie LoMag dowiesz się tutaj).

4. Raport wypożyczonych towarów.

Aby przejść do raportu obecnie wypożyczonych towarów należy w menu głównym kliknąć w Moduł Wypożyczalnia › Raport wypożyczonych towarów.

Program Magazynowy

Użytkownikowi programu magazynowego LoMag zostanie wyświetlona lista wszystkich aktualnie wypożyczonych towarów oraz menu narzędziowe do zarządzania listą. Na liście użytkownik znajdzie takie informacje jak: nazwa wypożyczonego towaru, jego ilość, data wypożyczenia oraz planowanego zwrotu, numer dokumentu wypożyczenia, ilość dni do planowanej daty zwrotu towaru.

Okno raportu wypożyczonych towarów umożliwia także filtrację listy o daną grupę towarów, nazwę konkretnego towaru oraz kontrahenta. W celu skorzystania z w/w filtrów należy kliknąć na odpowiednie rozwijane menu i wybrać z niego odpowiedni parametr.
Z poziomu listy istnieje możliwość otworzenia dokumentu wypożyczenia dla wybranego towaru; w tym celu należy wybrać odpowiednią pozycję i kliknąć na nią dwukrotnie lewym przyciskiem myszki, lub po uprzednim wybraniu pozycji należy kliknąć w przycisk Edytuj.

Program Magazynowy

5. Stany z uwzględnieniem wypożyczeń.

Aby sprawdzić stan magazynowy towarów, z uwzględnieniem obecnie wypożyczonych towarów, należy w górnym menu kliknąć Moduł Wypożyczalnia, a następnie z rozwijanej listy wybrać Stany z uwzględnieniem wypożyczeń.

Program Magazynowy

Tym sposobem wyświetliliśmy pełną listę towarów, które obecnie posiadamy w magazynie, powiększonych o liczbę towarów aktualnie wypożyczonych w oprogramowaniu LoMag.

Należy zwrócić uwagę, iż wypożyczenie towaru czy też zwrot nie wpływa w tym oknie na zmianę ilości towaru w magazynie, w przeciwieństwie do modułu Raporty › Stany w obecnym magazynie, który to moduł nie uwzględnia nam liczby wypożyczonych towarów.

W module stany magazynu z uwzględnieniem wypożyczeń, użytkownik ma możliwość sprawdzenia ilości towarów dla konkretnej daty. W tym celu powinien kliknąć w pole Data i wybrać interesujący go przedział czasowy. Wyświetlaną listę stanów można filtrować poprzez wybór z rozwijanego menu grupy towarów lub jednostki. Menu dla tego modułu działa identycznie, jak wcześniej opisywane, tzn. użytkownik ma możliwość wyszukiwania towaru w polu wyszukiwarki, sprawdzenie historii towaru poprzez kliknięcie w przyciskLoMag, export listy do exela, używając przyciskuLoMag, czy też bezpośrednio wydruk listyLoMag

Program Magazynowy

6. Raport powiązań wypożyczenia – zwroty.

Program magazynowy LoMag umożliwia nam przeglądanie powiązań numerów dokumentów wypożyczeń oraz zwrotów dla zwróconych towarów. W celu otworzenia okna odpowiedzialnego za raporty powiązań, należy w głównym menu kliknąć przycisk Wypożyczalnia, a następnie z rozwijanego menu wybrać raport powiązań wypożyczenia – zwroty.

Program Magazynowy

W interfejsie okna LoMag zostaną wyświetlone wszystkie informacje na temat towarów wypożyczonych w bieżącym miesiącu(ustawienie domyślne), które zostały już zwrócone.

Moduł LoMag umożliwia sprawdzenie historii wypożyczeń danego towaru jak i dla każdego z kontrahentów. Aby sprawdzić historię procesów wypożyczeń należy wybrać z rozwijanego menu nazwę towaru lub dane kontrahenta.

Program Magazynowy

W celu wyeksportowania bieżącej listy powiązań, należy kliknąć w przycisk Export do Excela(LoMag), zaś gdy użytkownik chce od razu przystąpić do drukowania, należy użyć przycisku Drukuj(LoMag)

7. Dodawanie nowego towaru do magazynu, z uwzględnieniem parametrów dla wypożyczalni.

Program LoMag umożliwia, w chwili dodawania nowego towaru w kartotece towarów, ustawienia domyślnych parametrów dla wypożyczalni. Po uruchomieniu możliwości dodania nowego towaru należy wypełnić podstawowe(obowiązkowe) dane dla towaru, potem zaś przełączyć zakładkę z właściwości towaru na wypożyczalnia.

Program Magazynowy

W nowej zakładce możemy ustawić domyślne wartości dla jednostki rozliczeniowej oraz ceny za wypożyczenie. Ustawienie tych parametrów pozwoli użytkownikowi na szybsze i łatwiejsze wypożyczanie określonych towarów, gdyż nie będzie musiał każdorazowo określać tych wartości podczas dodawania nowego towaru wypożyczenia, które zostało opisane w obecnej instrukcji w punkcie 1.2

  • Aplikacja umożliwia także edycję obecnie dostępnych towarów w magazynie i ustawienie dla wybranego towaru domyślnych parametrów dla wypożyczalni.
Program Magazynowy