1. Instalacja oprogramowania

Aktualną wersję programu można pobrać z Internetu ze strony www.LoMag.pl. Program LoMag instaluje się automatycznie wraz ze wszystkimi potrzebnymi komponentami. Domyślnie program działa na 1 stanowisku. Aby program pracował w sieci komputery muszą być połączone siecią lokalną. Na każdym z komputerów należy zainstalować kopię programu, a następnie na komputerze pełniącym rolę serwera należy wybrać opcję Ten komputer pełni rolę serwera w Menu Program/Ustawienia/Praca w sieci i zapamiętać nazwę serwera, która wyświetla się poniżej. Na pozostałych komputerach wybieramy opcję Ten komputer to klient, łączy się z serwerem i wpisujemy nazwę serwera.

2. Podstawowa konfiguracja programu

W celu prawidłowego rozpoczęcia pracy z programem należy ustawić opcje w menu Program/Ustawienia. Najważniejsze ustawienia opisane są poniżej, zaawansowane opcje konfiguracji opisane są na końcu instrukcji.

• Ustawienia/Dokumenty/Wyświetlanie liczb - jeśli odznaczymy tę opcję, program nie będzie obsługiwał cen towaru i będzie można prowadzić tylko ewidencję ilościową towarów. Przy przychodach i wydaniach towaru program będzie tylko pytał o ilość towaru.
• Ustawienia/Dokumenty/Cena sprzedaży jest brana z kartoteki - oznacza, że program będzie proponował ceny wydania towaru na podstawie domyślnych cen z kartoteki. W kartotece towaru ustalamy cenę sprzedaży i program podpowiada tę cenę przy każdym wydaniu, niezależnie od ceny zakupu.
• Ustawienia/Dokumenty/Cena sprzedaży jako marża od cen zakupu - oznacza, że program będzie proponował ceny wydania towaru na podstawie marży od ceny zakupu, np. przychód na magazyn po 10 zł / szt. Wydanie z magazynu z marżą 20% , czyli 12 zł /szt. Wysokość marży określa się w kartotece towarów.
• Ustawienia/Kontrahenci/Dostawcy - po odznaczeniu tej opcji program nie będzie obsługiwał dostawców i nie będzie pytał o nazwę dostawcy przy tworzeniu dokumentów.
• Ustawienia/Kontrahenci/Odbiorcy, Pracownicy - analogicznie jak powyżej program wyłączy obsługę kontrahentów.
• Ustawienia/Firma - dane Państwa firmy widoczne na dokumentach.
• Ustawienia/Kolumny dedykowane/Kolumny tekstowe - nazwy dla dodatkowych pól opisowych towaru, np. można określić atrybuty/cechy towaru, takie jak kolor, kształt, opis.
• Ustawienia/Kolumny dedykowane/Kolumny liczbowe - nazwy dla dodatkowych pól liczbowych towaru, np. waga, długość. Pola mogą być wyświetlane i sumowane na dokumentach.

3. Rozpoczęcie pracy z programem

Program może obsłużyć dowolną liczbę magazynów. Po uruchomieniu pojawia się okno, w którym należy wybrać magazyn, na którym chcemy pracować. W oknie wyboru magazynu możemy również dodać nowy magazyn, zmienić nazwę i kod magazynu lub usunąć magazyn wraz ze wszystkimi dokumentami. Po naciśnięciu przycisku Otwórz lub klawisza ENTER program otworzy zaznaczony magazyn i od tej pory można dokonywać operacji na tym magazynie. Jeśli chcemy zmienić aktywny magazyn, należy wejść do menu Program/Otwórz magazyn.

Przed rozpoczęciem tworzenia dokumentów warto zdefiniować kartotekę towarów oraz kontrahentów. Istnieje również możliwość importu kartotek z pliku Excel. W menu Towary/Importuj z Excela mamy dostępny prosty w obsłudze moduł importu. Aby zaimportować dane, wystarczy wskazać plik Excel, a następnie dopasować kolumny z pliku Excel do kolumn w programie LoMag, wybierając nazwę pola z listy rozwijanej. Następnie naciskamy import towarów i program dodaje lub aktualizuje dane. Kluczem dla aktualizacji towarów jest Nazwa towaru oraz Jednostka - czyli jeśli dana nazwa towaru oraz jednostka istnieje w bazie, program aktualizuje pozostałe dane.

Analogicznie do importu towarów działa import kontrahentów. W menu kontrahenci/Importuj z Excela możemy wskazać plik z listą dostawców, odbiorców i pracowników. W pliku Excel należy umieścić kolumny z wartościami "tak" oraz "nie", aby program przypisał dla danego kontrahenta jego status. Przykładowa zawartość pliku Excel:
Nazwa odbiorca dostawca
Klient1 tak nie
Dystrybutor1 nie tak

4. Kartoteka towarów

Aby przejść do kartoteki towarów należy wybrać opcję menu Towary/Kartoteka towarów lub nacisnąć klawisz skrótu Ctrl+T, lub nacisnąć ikonę kartoteki towarów na pasku narzędziowym. Wszystkie sposoby są równoważne i zostały dodane dla ułatwienia pracy z programem. Po uruchomieniu kartoteki zostanie wyświetlona lista towarów z aktualnego magazynu wraz z aktualnym stanem magazynowym. Lista może być zawężona, jeśli wybrany zostanie filtr lub grupa na pasku narzędziowym kartoteki. Listę kolumn w kartotece można dostosować używając opcji Układ. Przycisk Historia umożliwia szybki pogląd ruchów magazynowych dla danego towaru. Aby dodać towar do kartoteki można również użyć skrótu klawiaturowego Alt-D

• Kod kreskowy może być dowolnym ciągiem znaków, niekoniecznie konkretnym typem kodu. Pole może zostać również wykorzystane w innym celu, np. jako unikalny indeks, który ułatwi wyszukiwanie towaru. Jeśli z programem będzie wykorzystywany czytnik kodów, należy zeskanować kod czytnikiem w polu kod kreskowy tak, by przypisać dany kod do towaru.
• Jednostka miary może zostać wybrana z listy lub wpisana z klawiatury. Jeśli brakuje danej jednostki zostanie dodana do bazy.
• Grupa towaru umożliwia grupowanie asortymentu np. grupa Owoce może obejmować Gruszki, Jabłka, itd. Grupy ułatwiają wyszukiwanie towarów oraz są wykorzystywane w raportach.
• Sugerowane ceny: sugerowana cena zakupu, sugerowana marża (lub sugerowana cena sprzedaży przy ustawieniu Cena sprzedaży jest brana z kartoteki) nie są polami obowiązkowymi, ale przyspieszają tworzenie dokumentów. Po wybraniu towaru na nowym dokumencie program będzie sugerował ceny zgodnie z ustawieniami w kartotece. Oczywiście ceny można dowolnie ustalać na dokumentach, ale jeśli ceny nie zmieniają się często, warto zdefiniować je raz na jakiś czas w kartotece. Jeśli prowadzą Państwo ewidencję towarów bez sprzedaży z zyskiem, marża powinna pozostać zerem tak, jak domyślnie sugeruje program.
• Stan minimalny określa minimalną (alarmową) ilość towaru na magazynie. Pole wykorzystywane jest przy wyszukiwaniu towarów, których brakuje na magazynie (menu Towary/Wyszukaj/Stan minimalny).
• Usunięcie towaru z kartoteki jest możliwe jeśli towar nie był wykorzystywany na dokumentach.

Warto zaznaczyć, iż lista towarów w każdym magazynie może być zupełnie inna. Aby skopiować kartotekę towarów z innego magazynu, należy wybrać opcje Towary/Kopiuj z innego magazynu. Następnie wybrać magazyn, z którego chcemy skopiować towary i zaznaczyć kilka lub wszystkie towary w lewym panelu. Przycisk ">" kopiuje towary do aktualnego magazynu.

5. Kartoteka kontrahentów

Aby przejść do kartoteki kontrahentów należy wybrać opcję menu Kontrahenci/Odbiorcy,Dostawcy,Pracownicy. Po uruchomieniu kartoteki zostanie wyświetlona lista kontrahentów. Lista może być zawężona, jeśli wybrany zostanie filtr na pasku narzędziowym kartoteki. Listę kolumn w kartotece można dostosować używając opcji Układ. Przycisk Historia umożliwia szybki pogląd ruchów magazynowych dla danego kontrahenta. Aby dodać kontrahenta do kartoteki można również użyć skrótu klawiaturowego Alt-D

Kontrahenci zostali podzieleni na 3 grupy:

• Dostawcy - wykorzystywani na dokumentach PZ, korekta PZ
• Odbiorcy - wykorzystywani na dokumentach WZ, korekta WZ, MM
• Pracownicy - wykorzystywani na dokumentach PW, RW, MM

Każdy kontrahent może należeć do jednej lub więcej grup, np. Jan Kowalski może być zarówno dostawcą jak i odbiorcą. Usunięcie kontrahenta z kartoteki jest możliwe tylko, jeśli nie był wykorzystywany na dokumentach. Kontrahenci są widoczni we wszystkich magazynach, czyli dodając kontrahenta w dowolnym z magazynów będzie można go używać we wszystkich innych magazynach.

6. Dokumenty magazynowe

Wszystkie dokumenty w programie dodaje się w taki sam sposób. Aby przyspieszyć pracę, oprócz ikon, są dostępne również skróty klawiszowe:

• F2 - dokument PZ (Przyjęcie na magazyn), np. dostawa nowego towaru na magazyn;
• F3 - dokument WZ (Wydanie z na magazynu), np. sprzedaż towaru;
• F4 - dokument kPZ (Zwrot do dostawcy), np. zwrot wadliwej partii towaru;
• F5 - dokument kWZ (Zwrot od odbiorcy), np. zwrot od klienta na podstawie reklamacji;
• F6 - dokument korekty stanu magazynu, np. zaginięcie towaru na magazynie;
• F7 - dokument MM (Przesunięcie międzymagazynowe), np. przekazanie części towaru do innego budynku;
• F8 - dokument przeceny (Zmiana wartości towaru), np. obniżka cen spowodowana spadkiem wartości towaru;
• F9 - dokument PW (Przychód wewnętrzny), np. przyjęcie towaru z własnej produkcji;
• F10 - dokument RW (Rozchód wewnętrzny), np. wydanie towaru pracownikowi;

Analogicznie Shift+F2 dodaje nowy dokument PZ, Shift+F3 dodaje nowy dokument WZ itd.

Po otwarciu okna tworzenia dokumentu możemy wybrać kontrahenta z listy bądź wyszukać po naciśnięciu przycisku [..] lub wpisać pierwsze litery nazwy kontrahenta, a następnie nacisnąć strzałkę w dół. Pole wyboru kontrahenta może być niewidoczne, jeśli wyłączymy obsługę kontrahentów w ustawieniach.

Program automatycznie wpisuje aktualną datę i godzinę utworzenia dokumentu oraz proponuje kolejny numer. Program umożliwia zmianę numeru na dowolny inny ciąg znaków. Możliwa jest również zmiana daty, należy jednak pamiętać, by zachować chronologię dokumentów. Wprowadzając historyczne dokumenty należy zacząć od najstarszego i kolejno wprowadzać do najnowszego. Zmiana daty dla istniejącego dokumentu może mieć poważny wpływ na stany i wartość magazynu.

Pole uwagi można wykorzystać na notatki dotyczące całego dokumentu. Warto zauważyć, że istnieje również pole uwagi dla poszczególnych linii dokumentu.

Na dole okna znajduje się pusta lista towarów dla dokumentu. Aby dodać nowy towar naciśnij Alt-D lub użyj przycisku Dodaj. Wybór towaru możemy wykonać na kilka sposobów:

• używając czytnika kodów kreskowych zeskanować kod w polu kod kreskowy;
• wpisać pierwsze litery nazwy towaru, a następnie nacisnąć strzałkę w dół;
• wybrać towar z listy rozwijanej;
• nacisnąć przycisk [..] i użyć wyszukiwarki towarów. Wyszukiwarka pamięta ostatnie ustawienia wyszukiwania, po kolejnym naciśnięciu [..] będą zachowane ostatnio wybrane kryteria;
• można też użyć skrótu Ctrl+F, który uruchomi wyszukiwarkę;
• wpisać nazwę towaru i nacisnąć Enter. Jeśli nie ma takiego towaru program zapyta, czy dodać go do kartoteki towarów;

Wszystkie powyższe sposoby wybierania towaru są równoważne i powodują uzupełnienie pozostałych pól formularza: kodu kreskowego, jednostki, sugerowanej ceny oraz aktualnego stanu. Kolejnym krokiem powinno być zawsze wpisanie ilości. Warto używać klawisza TAB do przechodzenia między kolejnymi polami. Formularz dodawania linii zamówienia różni się możliwościami dla poszczególnych dokumentów:

• dla PZ możemy zmienić cenę zakupu oraz dodać uwagi do każdej linii zamówienia;
• dla WZ możemy zmienić cenę sprzedaży lub marżę (%) lub marżę (kwota) ; po wpisaniu ilości program oblicza również cenę zakupu oraz istnieje możliwość podglądu cen zakupu;
• dla PW możemy zmienić cenę oraz dodać uwagi do każdej linii zamówienia;
• dla RW możemy tylko dodać uwagi. Cena jest obliczana automatycznie na podstawie wartości towaru;
• dla MM program pokazuje aktualne stany wybranego towaru w magazynie źródłowym i docelowym. Na jednym dokumencie MM możemy dokonać przesunięcia do kilku różnych magazynów, wybierając dla każdej linii inny magazyn docelowy. W przypadku, gdy w magazynie docelowym brakuje kartoteki towaru, program proponuje skopiowanie z magazynu źródłowego. Wartość towaru nie zmienia się po przesunięciu do innego magazynu;
• dla korekty stanu wpisujemy nowy stan i ewentualne uwagi;
• dla Przecen podajemy nową ilość, wartość jak również możemy zmienić nazwę towaru. Przeceny mogą stanowić modyfikacje nie tylko cen, ale i ilości poszczególnych towarów. Aplikacja uwzględnia więc taką przykładową sytuację: Przyjęto 10 zgrzewek wody mineralnej. Postanowiono jednak rozpakować 2 zgrzewki i sprzedawać pojedyncze butelki po nowej cenie. Po wprowadzeniu przykładowej przeceny, stan towaru zgrzewka wody mineralnej zmniejszy się o 2, natomiast stan towaru butelka wody mineralnej zwiększy się o 12;

Drukowanie dokumentów

Po naciśnięciu drukuj PZ pojawi się podgląd dokumentu z możliwością dostosowania widocznych kolumn oraz wyglądu dokumentu. Przycisk Układ raportu pozwala wybrać kolumny, dostosować ich kolejność, nazwę, wyrównanie i wielkość. Stopkę wydruku można dostosować w menu Program/Ustawienia/Firma/Stopka.

Edycja i usuwanie dokumentów

Program pozwala na modyfikacje istniejących dokumentów. Możemy odnaleźć dokument, który należy poprawić i dokonać korekty. Przy zmianie ilości towaru na historycznych dokumentach należy zachować szczególną ostrożność - nie możemy usunąć towaru, który był wydany na późniejszych dokumentach. Podobnie program nie pozwoli usunąć dokumentu, z którego wydano choćby jeden z towarów.

Z poziomu otwartego dokumentu istnieje również możliwość sprawdzenia historii ruchów magazynowych dla każdego z towarów na dokumencie (przycisk Historia na pasku narzędziowym nad listą towarów lub Alt-H). Przycisk Do Excela umożliwia przeniesienie listy towarów z dokumentu do wybranego pliku Excel. Przycisk Układ umożliwia dostosowanie widocznych kolumn w tabeli. Program zapamiętuje wybrane ustawienia i przy tworzeniu kolejnego dokumentu program odtworzy zapamiętany układ kolumn.

7. Remanent

Z różnych względów informacje wprowadzone do programu mogą odbiegać od rzeczywistego stanu magazynu. W związku z tym, co jakiś czas, przeprowadza się remanent magazynu. Bardzo często remanent jest procesem długotrwałym i blokującym funkcjonowanie magazynu. Aby ułatwić i przyspieszyć remanent, wprowadziliśmy w programie LoMag Arkusze spisowe.

Arkusze spisowe

Aby utworzyć nowy arkusz spisowy należy wejść do menu Dokumenty/Remanent/Arkusze Spisowe. Na ekranie wyświetli się lista utworzonych arkuszy spisowych. Aby dodać nowy arkusz, naciskamy przycisk Dodaj lub skrót Alt+D. Możemy również edytować istniejące arkusze lub całkiem je usunąć.

Arkusze tworzymy podobnie jak wszystkie dokumenty, dodając kolejno towary oraz aktualną ilość na magazynie. Zaletą arkuszy jest możliwość tworzenia wielu arkuszy jednocześnie. Kilka osób może jednocześnie tworzyć niezależne arkusze, które połączone zostaną w jeden remanent. Jeśli ten sam towar znajduje się w 2 lokalizacjach w magazynie i zostanie spisany na 2 arkuszach spisowych, program zsumuje ilości z arkuszy.

Istnieje również możliwość rozciągnięcia remanentu w czasie. Jeśli w magazynie jest część towaru nieaktywnego, możemy kilka dni wcześniej utworzyć arkusz lub arkusze spisowe z nieaktywnym towarem, a potem połączyć te arkusze w jeden remanent. Jeśli jednak jeden z towarów nieaktywnych był w międzyczasie wydany z magazynu, możemy przed utworzeniem remanentu dokonać korekty arkusza (przycisk Edytuj na liście arkuszy spisowych).

Program LoMag nie wymaga, by remanent dotyczył całego asortymentu - jeśli część towaru zostanie pominięta, program nie zmieni stanu dla towarów nieujętych w arkuszach spisowych. Można więc wykonać remanent częściowy, obejmujący tylko fragment asortymentu.

Tworzenie remanentu

Aby utworzyć remanent na podstawie arkuszy spisowych wchodzimy w menu Dokumenty/Remanent/Utwórz nowy remanent. Na liście arkuszy zaznaczamy na podstawie których arkuszy ma zostać utworzony remanent. Następnie naciskamy przycisk Utwórz na podstawie zaznaczonych arkuszy. Po wykonaniu tej operacji program dokona korekty stanów i wyświetli raport z wynikami remanentu. Raport zawiera informacje o stanie przed remanentem, stanie po remanencie oraz wartości magazynu przed i po remanencie. Na dole okna prezentowany jest wynik końcowy - suma wartości przed i po remanencie. Raport końcowy możemy wydrukować lub przenieść do Excela.

Remanent niweluje wszystkie różnice między stanem programu a stanem rzeczywistym z arkuszy. Odbywa się to poprzez dodanie dokumentu korekty magazynowej. Korektę możemy zobaczyć po wybraniu menu Dokumenty/Korekty stanu magazynu. W uwagach korekty program umieszcza opis Korekta utworzona automatycznie poprzez remanent, poniżej jest lista towarów, dla których został zmieniony stan magazynowy.

Korekta remanentu

Remanent można poprawić lub całkiem usunąć. Aby usunąć remanent wchodzimy do menu Dokumenty/Remanent/Remanenty archiwalne. Na liście remanentów wybieramy remanent do usunięcia i naciskamy Usuń. Usunięcie remanentu powoduje usunięcie korekty stanu magazynowego, co skutkuje przywróceniem stanów magazynowych sprzed remanentu. Usunięcie remanentu nie ma wpływu na arkusze spisowe - możemy ponownie utworzyć remanent na podstawie tych samych arkuszy spisowych.

Jeśli tworząc remanent, zaznaczyliśmy niewłaściwe arkusze, najprościej usunąć remanent i dodać ponownie, zaznaczając właściwe arkusze spisowe.

Jeśli chcemy skorygować tylko jeden lub kilka towarów z remanentu, możemy to zrobić przed edycję powiązanej korekty magazynowej. (Menu Dokumenty/Korekty stanu magazynu). Aby wydrukować ponownie raport końcowy remanentu należy przejść do menu Dokumenty/Remanent/Remanenty archiwalne. Następnie na liście remanentów wybieramy remanent i naciskamy Edytuj.

Bilans Otwarcia

W przypadku dodania do arkusza towaru, którego nie było wcześniej na stanie program aktywuje pole Cena i Wartość towaru. Dzieje się tak, ponieważ program nie wie, w jakiej cenie przyjąć na stan dany towar. Należy uzupełnić te pola lub pozostawić wartość zerową, jeśli chcemy przyjąć na stan towar w cenie zakupu zero. W ten sposób możemy wprowadzić bilans otwarcia, rozpoczynając pracę z programem.

8. Biblioteki towarów

Biblioteki towarów zostały dodane do programu, aby przyspieszyć tworzenie podobnych dokumentów. Są to szablony do szybkiego tworzenia dokumentów na podstawie wcześniej zdefiniowanej listy towarów z ilością. Biblioteki tworzymy w menu Towary/Biblioteki towarów. Po naciśnięciu Dodaj definiujemy nazwę biblioteki oraz jej kod (może to być kod kreskowy). Następnie możemy dodawać składowe biblioteki - listę towarów z ilością. Przykładowa biblioteka może nazywać się codzienna dostawa owoców i zawierać 30 kg jabłek, 10 kg gruszek, 10 kg bananów. Mając tak zdefiniowaną bibliotekę możemy codziennie bardzo szybko utworzyć dokument przyjęcie towaru, wybierając gotowy wzorzec z listy. Nie ma potrzeby codziennie wpisywać tych samych towarów oraz ilości. Istnieje oczywiście możliwość korekty dodanych automatycznie pozycji - możemy np. usunąć banany lub zmienić ilość gruszek.

Biblioteki można wykorzystać na dokumentach: PZ, WZ, PW, RW korekta PZ, korekta WZ. Bibliotekę możemy wybrać z listy rozwijanej Towar dostępnej w oknie tworzenia elementów zamówienia. Nazwy bibliotek są na górze listy, nad towarami. Wybierając ilość [1] zostaną dodane wszystkie towary oraz ilości z biblioteki. Wybieranie ilości [2] spowoduje podwojenie zawartości biblioteki - czyli dla przykładu powyżej będzie to 60 kg jabłek, 20 kg gruszek, 20 kg bananów.

Komentarza wymaga wykorzystanie bibliotek na dokumentach wydania z magazynu (WZ,RW). Możliwa jest sytuacja, kiedy chcemy wydać całą bibliotekę, ale nie ma jednego z towarów na stanie. Program nie pozwoli na takie wydanie. W takiej sytuacji w menu Towary/Biblioteki towarów możemy sprawdzić którego towaru brakuje w bibliotece oraz aktualny stan biblioteki. Poniżej przykłady, które ułatwią zrozumienie stanu biblioteki z przykładu powyżej:

• 30 kg jabłek, 10 kg gruszek, 10 kg bananów, STAN BIBLIOTEKI = 1
• 60 kg jabłek, 20 kg gruszek, 20 kg bananów, STAN BIBLIOTEKI = 2
• 60 kg jabłek, 20 kg gruszek, 0 kg bananów, STAN BIBLIOTEKI = 0 , ponieważ brakuje bananów
• 60 kg jabłek, 20 kg gruszek, 10 kg bananów, STAN BIBLIOTEKI = 1 , ilość bananów decyduje o stanie biblioteki

9. Wyszukiwanie

Wyszukiwanie można uruchomić w dowolnym momencie skrótem CRTL+F, można też wybrać opcję menu Towary/Wyszukaj lub przycisk na pasku narzędziowym. Okno wyszukiwanie składa się z 3 zakładek: Towary/Dokumenty/Kontrahenci:

Wyszukiwanie Towarów

Aby wyszukać dowolny towar wystarczy fragment lub kilka urywków nazwy towaru. Jeśli w magazynie mamy towar o nazwie LCD PLE2607WSD-B1 2ms możemy go odnaleźć wpisując LCD 26 2ms.

Wszystkie kryteria wyszukiwania zawężają wyniki (iloczyn logiczny). Wpisując przykładowo tylko fragment nazwy mar program wyszuka wszystkie towary zawierające w nazwie "mar": marchew, marakuja, marcepan. Jeśli dodatkowo wybierzemy grupę warzywa, rezultatem wyszukiwania będzie tylko marchew. Pozostałe pola również zawężają wyniki - jeśli dodatkowo wybierzemy Stan magazynu > 0 w rezultatach pojawi się marchew tylko jeśli jest na stanie.

W oknie wyszukiwania jest również możliwość wyszukania towarów we wszystkich magazynach. Zaznaczając opcje szukaj we wszystkich magazynach oraz towar = marchew oraz Stan magazynu > 0 program wyświetli listę magazynów, w których mamy marchew na stanie. W tabeli będzie widoczny stan w każdym z magazynów, ceny zakupu oraz wartość towaru.

Zaznaczenie Pola Towary/Wyszukaj/Stan minimalny spowoduje wyszukanie tych towarów, dla których aktualny stan osiągnął wartość minimalną określoną w kartotece towarów. Wartość minimalna dla każdego towaru jest definiowana oddzielnie - np. ziemniaków może być 100 kg, dla Bananów 10 kg, jeśli pozostało tylko 9kg bananów lub mniej towar znajdzie się na liście produktów, które osiągnęły stan minimalny.

Na pasku narzędziowym, nad listą wyników, mamy możliwość podejrzeć historię ruchów magazynowych, dodać lub edytować towar, przenieść rezultat do Excela, jak również wybrać kolumny na liście wyników przyciskiem Układ.

Wyszukiwanie Dokumentów

Wyszukiwanie dokumentów również działa na zasadzie zawężania wyników przez kolejne kryteria. W polach tekstowych możemy wpisać fragment nazwy, np. wpisując numer 123 możemy zobaczyć w wynikach PZ 123/2010 WZ 123/2010, jeśli dodatkowo wybierzemy kryterium Dokumenty WZ, jako rezultat będzie tylko dokument WZ 123/2010.

Domyślnie wyszukiwanie wyświetla dokumenty z bieżącego magazynu ale możemy również szukać we wszystkich magazynach przez zaznaczenie opcji Szukaj we wszystkich magazynach.

Jest również możliwość wyszukania dokumentów, na których został użyty towar o danej nazwie, wybierając nazwę z listy bądź skanując kod towaru w polu z kodem kreskowym.

Warto zauważyć, iż pole Zawierający w uwagach szuka dokumentów, dla których w uwagach dokumentu jest szukany tekst lub w uwagach do jednej z pozycji dokumentu jest szukany tekst.

Wyszukiwanie Kontrahentów

Analogicznie wyszukujemy kontrahentów - wpisujemy fragment nazwy lub nazwisko osoby kontaktowej, lub nip, lub telefon i naciskamy Enter, lub przycisk Szukaj. Podając NIP nie musimy martwić się o spacje i kreski - program wyszuka kontrahenta niezależnie od zapisu NIPu.

10. Raporty

Wszystkie raporty obsługiwane są w podobny sposób, mianowicie na drzewie po lewej stronie, wybieramy okres, którego ma dotyczyć raport lub ustalamy dokładny zakres dat poniżej. Z list rozwijanych wybieramy filtry, które zawężają wyniki (iloczyn logiczny). Kolumny w wynikach możemy dostosować używając przycisku układ. Rezultaty każdego z raportów możemy wydrukować lub przenieść do Excela. Poniżej najważniejsze raporty i przykłady zastosowania:

Raporty/Dokumenty w aktywnym magazynie - przykładowe raporty jakie możemy otrzymać:

• Lista wszystkich dokumentów PZ z danego roku / kwartału / miesiąca z bieżącego magazynu. Na dole raportu jest też sumaryczna wartość dokumentów
• Lista dokumentów WZ dla wybranego odbiorcy w wybranym okresie czasu oraz sumaryczna wartość sprzedaży
• Dokumenty na największą lub najmniejszą kwotę w danym okresie czasu (klikając na kolumnę wartość możemy posortować wynik)

Raporty/Dokumenty we wszystkich magazynach:

• Lista wszystkich dokumentów PZ z danego roku / kwartału / miesiąca z wszystkich magazynów
• Przy wspólnej numeracji dokumentów dla wszystkich magazynów możemy otrzymać posortowaną listę dokumentów oraz ich wartości
• Przychody i rozchody wewnętrzne we wszystkich magazynach

Raporty/Stany w aktywnym magazynie:

• Stany magazynu w danym dniu dla wszystkich towarów. Łączna wartość towarów na magazynie
• Stany i wartość magazynu w danym dniu dla wybranej grupy towarów
• Sumaryczna Ilość towaru dla poszczególnych jednostek: np. 123 kg o wartości X , 234 szt. o wartości Y

Raporty/Stany we wszystkich magazynach:

• Stany magazynu w danym dniu dla wszystkich towarów we wszystkich magazynach. Łączna wartość towarów we wszystkich magazynach

Raporty/Towary dla kontrahenta:

• Lista towarów wydanych kontrahentowi w danym roku / kwartale / miesiącu. Dla każdego towaru mamy łączną ilość oraz wartość. Jeśli ten sam towar był wydawany kilkukrotnie na różnych dokumentach dla tego samego kontrahenta, program sumuje ilość i wartość. Na dole raportu jest suma wartości wszystkich towarów
• Sumaryczna ilości i wartość towaru zamówionego od danego dostawcy w określonym przedziale czasu (suma na dole raportu)

Raporty/Towary dla typu i grupy:

• Łączna ilość i wartość towaru z danej grupy zamówionego w danym roku / kwartale / miesiącu
• Szczegółowa lista wszystkich zamówionych towarów z łączną ilością i wartością dla każdego towaru (przy wyborze wszystkie grupy)
• Łączna wartość oraz ilość wszystkich sprzedanych towarów w danym okresie czasu (przy wyborze wszystkie grupy na dole raportu)

Raporty/Zysk ze sprzedaży:

• Zysk (czyli różnica między wartością sprzedaży i wartością zakupu) dla każdego sprzedanego towaru (przy wyborze wszyscy kontrahenci)
• Zysk na poszczególnych towarach sprzedanych danemu kontrahentowi oraz łączny zysk dla wybranego kontrahenta (suma na dole raportu)
• Łączny zysk w danym roku / kwartale / miesiącu (suma na dole raportu przy wyborze wszyscy kontrahenci)

Raporty/Szczegółowy raport przesunięć:

• Łączna sprzedaż (ilość i wartość) dla wybranego towaru w danym roku / kwartale / miesiącu (suma na dole raportu)
• Lista przesunięć międzymagazynowych dla danego towaru lub kodu kreskowego, lub kontrahenta, lub grupy towarów w danym kresie czasu
• Szczegółowa lista wszystkich przecen dla wybranych kryteriów oraz łączna bilans wartości przecen
• Łączna ilość i wartość sprzedanego towaru ze wszystkich magazynów dla wybranych kryteriów

Lista raportów jest stale uzupełniana o nowe zestawienia, a istniejące raporty są często udoskonalane. W programie mogą już być raporty nie opisane w instrukcji.

11. Użytkownicy i uprawnienia

W programie LoMag istnieją następujące możliwości ograniczenia uprawnień:

• Dostęp tylko do wybranych magazynów, np. mamy 3 magazyny, ale dany użytkownik ma dostęp tylko do jednego lub 2 magazynów
• Dostęp do części funkcjonalności, np. użytkownik nie ma możliwości oglądania raportów
• Dostęp tylko do wybranych operacji np. użytkownik może dodawać dokumenty, ale nie może ich edytować lub zmieniać

Domyślnie w programie jest założony tylko jeden użytkownik Administrator, który ma prawa do wszystkich magazynów i wszystkich opcji w programie. Login tego użytkownika jest pusty, hasło również puste. Administrator jest specjalnym użytkownikiem i nie można mu ograniczyć uprawnień, nie można go też usunąć. Można natomiast zmienić login i hasło administratora. UWAGA: Proszę zapisać zmienione hasło administratora. Jeśli zapomną Państwo hasło jedyne wyjście by odzyskać dostęp do programu, to wysłanie bazy do producenta.

Jeśli z komputera korzysta kilka osób i chcemy zabezpieczyć dostęp do programu magazynowego wystarczy dodać nowego użytkownika w menu Logowanie/Utwórz nowego użytkownika. Dodając nowego użytkownika, podajemy jego nazwę, np. Jan kowalski, następnie login i hasło. Login i hasło będą wpisywane przy każdym uruchomieniu programu, więc program pozwala zdefiniować login i hasło o dowolnej długości (w tym również puste). Logowanie do programu zaczyna działać dopiero po zapisaniu nowego użytkownika i ponownym uruchomieniu programu.

Przy dodawaniu użytkownika definiujemy jego rolę i uprawnienia do magazynów. Uprawnienia do magazynu zaznaczamy na liście przy nazwach magazynów. Zaznaczenie pola wyboru przy nazwie magazynu oznacza, że użytkownik ma prawa do danego magazynu zgodne z wybraną rolą, odznaczenie pola wyboru powoduje brak dostępu do magazynu.

Role użytkowników

Idea ról jest taka, że raz zdefiniowana rola może być wykorzystywana dla wielu pracowników, np. z programu LoMag może korzystać 5 magazynierów, 2 księgowe i Administrator. Tylko jeden raz definiujemy uprawnienia magazyniera, a potem przypisujemy rolę magazynier do 5 użytkowników; podobnie raz definiujemy uprawnienia dla roli księgowa i przypisujemy do 2 użytkowników. W programie LoMag można zdefiniować dowolną ilość ról i dowolną ilość użytkowników. Liczba jednocześnie pracujących osób jest jednak ograniczona przez liczbę zakupionych licencji.

Rolę definiujemy w menu Logowanie/Role. Domyślnie do programu dodane są dwie role Administrator i Magazynier. Rolę Magazynier możemy usunąć bądź zmienić, zaznaczając lub odznaczając uprawnienia na drzewie. Podobnie naciskając Dodaj możemy zdefiniować nową rolę: w polu nazwa roli wpisujemy dowolną nazwę, poniżej na drzewie zaznaczamy/odznaczamy uprawnienia. Naciskając na drzewie [+] rozwijamy szczegóły, np. rozwijając gałąź Dokumenty/Przyjęcie na magazyn PZ mamy możliwość zaznaczenia lub oznaczenia uprawnień do dodawania/edycji/usuwania dokumentów PZ.

12. Administracja bazą danych

Kopie zapasowe

W bazie danych zapisywane są wszystkie dane, w tym również ustawienia programu. Bardzo ważne jest regularne tworzenie kopii na nośnik zewnętrzny, np. klucz USB. W razie uszkodzenia komputera istnieje możliwość szybkiego odtworzenia całej bazy na innym komputerze. Kopie bazy tworzymy, wybierając opcje Program/Archiwizacja i wskazujemy folder, do którego ma zostać skopiowana baza.

Przenoszenie bazy na inny komputer.

Aby przenieść bazę na inny komputer należy zainstalować pełną wersję programu na nowym komputerze (np. wersja demo ze strony www.LoMag.pl), wykonać archiwizację bazy na starym komputerze (zapisujemy bazę na Klucz USB), a następnie dearchiwizację bazy na nowym komputerze (wczytujemy bazę z klucza USB).

Praca z programem z klucza USB

Istnieje możliwość uruchomienia programu z klucza USB. Może to być przydatne kiedy z programem pracuje jedna osoba, ale używa kilku komputerów. Aby dane zapisywane były bezpośrednio na kluczu USB, należy skopiować cały katalog programu magazynowego na klucz USB lub przy instalacji wskazać klucz USB jako miejsce instalacji. Aby program pracował poprawnie na innych komputerach, potrzebne będą biblioteki SQL, więc najprościej zainstalować pełną wersję programu na każdym komputerze, ale uruchamiać Magazyn.exe z klucza USB. Wszystkie dane będą zapisywane na kluczu USB w folderze Baza danych. Należy regularnie wykonywać kopie bezpieczeństwa bazy na inny nośnik, aby nie utracić danych w przypadku zagubienia lub awarii klucza USB.

13. Zaawansowane opcje konfiguracji:

Ustawienia/Dokumenty/Liczenie wartości Magazynu: LIFO / FIFO Parametr określa kolejność zdejmowania ze stanów zapasów, w przypadku gdy mamy na stanie ten sam produkt z różnych dostaw. Dla FIFO (First In First Out) najpierw będzie wydany towar z najstarszej dostawy. Dla LIFO (Last In First Out) najpierw będzie wydany towar z ostatniej dostawy.

Ustawienia/Dokumenty/Obsługa opakowań - po zaznaczeniu tej opcji można zdefiniować opakowania w kartotece towarów i przypisać do produktów. Towary z przypisanym opakowaniem są automatycznie obsługiwane na dokumentach. Po dodaniu towaru do dokumentu program automatycznie doda również opakowanie.

Ustawienia/Dokumenty/Liczba miejsc po przecinku - ceny zazwyczaj są podawane z dwoma miejscami po przecinku. Istnieją jednak przypadki, w których ceny i wartości muszą być podawane dokładniej. Zmieniając ten parametr użytkownik może określić, z jaką dokładnością mają być wyświetlane i drukowane poszczególne ceny oraz sumy na dokumentach i raportach.

Ustawienia/Dokumenty/Sortowanie wierszy na dokumentach - mamy 2 możliwości: kolejność dodawania lub nazwa towaru. Domyślnie ustawienie to kolejność dodawania - czyli program nie sortuje lini zamówienia. Druga możliwość nazwa towaru to alfabetyczne uporządkowanie lini zamówienia po nazwie towaru, np. dodanie towaru Banany, a następnie Ananas spowoduje zmianę kolejności - najpierw będzie linia z towarem Ananas, a następnie Banany.

Program/Ustawienia/Firma/Stopka - pozwala na dostosowanie wyglądu stopki dla każdego typu dokumentu PZ, WZ ..

Ustawienia/Dokumenty/Automatyczna numeracja - dla każdego typu dokumentu możemy określić sposób automatycznej numeracji. Domyślnie dokumenty mają oddzielą numerację dla każdego typu i magazynu w danym roku. W szablonie nazw można używać tylko znaków, które nie występują na poniższej liście kluczy:

• $$$$$$$ - oznacza numer dokumentu
• yy - rok, którego dotyczy dokument
• mm - miesiąc
• dd - dzień
• MAG - nazwa magazynu

Poniżej kilka przykładów numeracji dokumentów:

• PZ $$$$$$/yy - Oddzielna numeracja w każdym roku, ale wspólna dla wszystkich magazynów, np. w magazynie 1: PZ 00001/2010, kolejny dokument PZ w innym magazynie będzie miał numer: PZ 00002/2010
• PZ $$$$$$/yy - MAG (domyślna numeracja) - w każdym roku i w każdym magazynie numeracja biegnie od początku, np. w magazynie 1: PZ 000001/2010 - M1, kolejny dokument PZ w magazynie 2 będzie miał numer: PZ 000001/2010 - M2
• PZ $$$/mm/yy - Oddzielna numeracja w każdym miesiącu i roku, wspólna dla wszystkich magazynów, 3 miejsca na numer dokumentu, np. w sierpniu PZ 001/08/2010, PZ 002/08/2010... We wrześniu PZ/001/09/2010, PZ/002/09/2010... niezależnie od magazynu
• dok $$$/dd/mm/yy/MAG - Oddzielna numeracja w każdym dniu i dla każdego magazynu ze zmienionym prefiksem, np. 1 stycznia: dok 001/01/01/2010/M1, 2 stycznia dok 001/02/01/2010/M1, ale 2 stycznia w magazynie 2 będzie dok 001/02/01/2010/M2

14. Informacje techniczne

Program został stworzony w Microsoft Visual Studio i bazuje na bibliotekach .Net Framework 2.0. Program został skompilowany jako jeden plik EXE, który domyślnie jest instalowany w katalogu c:\Program Files\Program magazynowy\magazyn.exe. LoMag wykorzystuje biblioteki Microsoft .Net Framework oraz biblioteki Microsoft SQL Server 2005, niektóre raporty wykorzystują również biblioteki Crystal Reports. Program wymaga praw do zapisu w bieżącym katalogu. W przypadku ograniczonych praw użytkowników, należy nadać pełne prawa dla całej grupy użytkownicy do katalogu c:\Program Files\Program magazynowy.

Wszystkie dane zapisywane są w bazie Microsoft SQL Server (wersja 2005 Express Edition). Domyślnie przy pracy na 1 stanowisku, program łączy się z bazą, używając instancji użytkownika; pliki bazy są w podkatalogu Baza Danych. Szczegóły ciągu połączenia z bazą są zapisane w pliku magazyn.exe.config w bieżącym katalogu programu w sekcji [connectionStrings]. Zmieniając wartość atrybutu connectionString= można zmienić sposób, w jaki program będzie łączył się z bazą danych. UWAGA: Po zmianie konfiguracji pracy w sieci z poziomu programu tworzy się automatycznie plik .config. Plik można również usunąć, program wygeneruje go automatycznie.

Przy pracy na wielu stanowiskach program używa uwierzytelniania SQL Server. Program łączy się do serwera SQL użwyając użytkownika "sa" oraz hasła "magazyn2008". Przy pracy sieciowej baza jest widoczna w SQL Server Management Studio. Domyślna nazwa bazy to ProgramMagazynowy. Istnieje możliwość zmiany użytkownika, hasła, nazwy bazy oraz sposobu uwierzytelniania, ale dane muszą zostać ręcznie naniesione w pliku magazyn.exe.config

Więcej informacji oraz odpowiedzi na częste pytania znajdą Państwo na stronie: http://www.lomag.pl/