Kasa przyjmie, kasa wyda oraz statusy płatności.

Dokument KP (kasa przyjmie) to często stosowany dowód kasowy. Dokument kasa przyjmie jest odwrotnością dokumentu KW (kasa wyda). Dokument kasa przyjmie potwierdza przyjęcie przez kasę firmy gotówki z zewnątrz.

1. Kasa przyjmie.

Aby uruchomić moduł KP należy kliknąć w moduł Dokumenty i z rozwijanego menu wybrać pozycję Kasa przyjmie.

Po wykonaniu wyżej opisanej czynności użytkownikowi programu LoMag wyświetli się nowe okno w którym będzie znajome i wielokrotnie opisywane menu (Edytuj, Usuń, Eksportuj) oraz lista istniejących dokumentów dla płatności gotówkowych które zaksięgowaliśmy w kasie.

W celu utworzenia nowego dokumentu wpłaty należy kliknąć w menu przycisk Dodaj

Pojawi się nowe okno w którym użytkownik będzie mógł przefiltrować dokumenty – w celu szybszego odnalezienia dokumentu, używając mieszczących się w górnej części okna filtrów. Z listy należy wybrać fakturę źródłową i otworzyć ją dwukrotnie klikając na nią lewym przyciskiem myszki lub wciskając klawisz Enter.

Kolejnym krokiem jest wypełnienie danych dla dokumentu Kasa Przyjmie. Po lewej stronie należy wprowadzić numer dokumentu wpłaty oraz datę. Kwota jest automatycznie uzupełniana przez program LoMag do pełnej wartości dokumentu. Oprogramowanie umożliwia edycję kwoty i wprowadzenie innej wartości niż pełna wartość dokumentu. Poniżej przedstawimy przykład dla FV wystawioną na kwotę 615zł, lecz podzieloną na dwie wpłaty. Pierwszą wpłacaną kwotę ustawimy na 200zł. Istnieje możliwość wydruku KP w języku angielskim – w tym celu należy wybrać z rozwijanego menu opcję Cash Recipt.

Na powyższym zrzucie ekranu możemy zauważyć że po prawej stronie mamy wszystkie powiązania dokumentów KP/KW dla danej faktury. Lista jest obecnie pusta, gdyż za daną fakturę nie została zaksięgowana jeszcze żadna wpłata.

Aby wydrukować potwierdzenie wpłaty należy w dolnej części ekranu kliknąć ikonę Drukuj KP Spowoduje to także automatyczne dodanie dokumentu do listy powiązań dla wybranej faktury źródłowej.

W przypadku gdyby użytkownik popełnił błąd – wpisał złą datę wpłaty lub za niską/wysoką kwotę wpłaty może edytować istniejący już dokument i poprawić błędne wartości. W celu uruchomienia opcji edycji należy dwukrotnie kliknąć lewym przyciskiem myszki na wybrany dokument lub zaznaczyć go i kliknąć przycisk Edytuj

W celu dokonania kolejnej wpłaty dla naszej faktury należy tak jak poprzednio kliknąć przycisk Dodaj i na liście faktur odnaleźć tą samą fakturę źródłową dla której wpłacaliśmy kwotę 200zł. Po otworzeniu nowego dokumentu KP należy znów wypełnić numer dokumentu oraz datę wpłaty. Należy zwrócić uwagę na to iż w polu kwota widnieje wartość jaka pozostała nam do całkowitej spłaty wartości dokumentu – całość dokumentu w naszym przykładzie wynosiła 615zł, lecz w poprzednim KP zmniejszyliśmy ją o wpłatę 200zł. Istnieje możliwość ponownej spłaty części kwoty lub od razu całości. Po wypełnieniu wszystkich danych należy wydrukować KP i przekazać kontrahentowi do podpisu.

1.1 Kasa przyjmie z poziomu faktury.

Program magazynowy LoMag umożliwia także wystawienie KP z poziomu wystawiania lub edytowania faktury. Aby to uczynić użytkownik w nowym lub edytowanym dokumencie musi użyć przycisku Płatności

Po wykonaniu powyższej akcji użytkownikowi pojawi się opisane już powyżej w tej instrukcji okno odpowiedzialne za nowy dokument KP.

2. Kasa wyda

Dokument kasa wyda (KW) to dowód wypłaty, który stanowi potwierdzenie wypłacenia z kasy określonej kwoty. Dokument KW należy sporządzić w dwóch egzemplarzach, oryginał pozostaje u wystawcy dokumentu (jako dowód, że druga strona otrzymała kwotę w określonej wysokości) natomiast kopia trafia do osoby otrzymującej gotówkę. Ważne jest aby na dokumencie znalazły się czytelne podpisy osób, które wypłaciły i przyjęły gotówkę ponieważ dokument bez podpisów nie będzie ważny.

Aby uruchomić listę dokumentów dla KW należy kliknąć moduł Dokumenty i z listy wybrać Kasa wyda, dzięki czemu użytkownikowi ukaże się nowe okno odpowiedzialne za dokumenty KW.

Wszystkie funkcje i schemat postępowań dla modułu Kasa wyda działają identycznie jak dla modułu Kasa Przyjmie. Jedyną różnicą są wartości na liście dokumentów KW oraz liście powiązań dla faktury – które w tym przypadku mają wartość ujemną.

3. Statusy płatności

Program magazynowy LoMag udostępnia opcję aktualizacji statusu faktury na podstawie ewidencji płatności. Dzięki tej opcji oprogramowanie automatycznie kalkuluje nam czy faktura jest :

  • nieopłacona,
  • zapłacona,
  • częściowo zapłacona,
  • nadpłacona.
  • Aby uruchomić automatyczną kalkulację dla faktury na podstawie ewidencji płatności należy kliknąć w moduł Program i wybrać z rozwijanego menu Ustawienia, użyć skrótu klawiszowego CTRL + U lub kliknąć w ikonę {mini/kp5.png} w głównym menu odpowiedzialną za okno ustawień.

    Użytkownikowi wyświetli się okno z ustawieniami programu LoMag, należy po lewej stronie wybrać rodzaj dokumentu → Faktura. W dostępnych opcjach dla faktury należy zaznaczyć okno „ustaw status faktury na podstawie ewidencji płatności” , a następnie nacisnąć przycisk OK w celu zapisania ustawień.

  • Uwaga! Zaznaczenie wyżej opisanej opcji spowoduje uruchomienie jej także na pozostałych dokumentach fakturowych.
  • Poniżej zostanie opisany przykład utworzenia nowej faktury z automatyczną zmianą statusów na podstawie ewidencji płatności z wykorzystaniem informacji zawartej w powyższej instrukcji dla kasa przyjmie.

    W celu utworzenia nowej faktury należy w kliknąć w głównym menu ikonę odpowiedzialną za tworzenie nowej faktury {mini/kp6.png} lub użyć skrótu klawiszowego SHIFT + F11. Użytkownikowi oprogramowania LoMag ukaże się znajome z poprzednich instrukcji okno tworzenia faktury, które należy wypełnić podstawowymi parametrami (nazwa kontrahenta, towar, data zakupu, płatności itp).

    Po wypełnieniu podstawowych parametrów oraz wydrukowaniu dokumentu lub zapisaniu go pojawi się on na liście faktur (moduł Dokumenty-> Faktury). Status dla nowo stworzonej faktury będzie niezapłacona (chyba że użytkownik programu LoMag przy tworzeniu faktury od razu wprowadził ewidencje płatności (Kasa przyjmie) dla tworzonej FV).

    Przy ponownej edycji faktury, należy wybrać przycisk płatności i w nowym oknie zadeklarować kwotę wpłaty za daną fakturę. W naszym przykładzie całkowita kwota za bieżący dokument wynosi 615,00 zł – dokonamy wpłaty 300zł aby status faktury zmienił ze statusu niezapłacona się na częściowo opłacona.

    Po wprowadzeniu wpłacanej kwoty i zatwierdzeniu jej, status edytowanej faktury zmieni się z niezapłacona na częściowo opłacona. Także na liście dokumentów ( Dokumenty → Faktury ) status ulegnie zmianie.

    Postępując analogicznie do wcześniej opisanych kroków instrukcji, aby zmienić status faktury na opłacona – należy edytować dany dokument, wybrać przycisk płatności i wpłacić do kasy pełną kwotę za fakturę (po otworzeniu się okna ewidencji płatności program magazynowy LoMag automatycznie kalkuluje nam pełną kwotę do spłaty faktury – co zostało opisane w rozdziale Kasa Przyjmie).

    Zatwierdzając kwotę wpłaty status na fakturze oraz na liście dokumentów ulegnie zmianie na „opłacona”.

    W przypadku kiedy kontrahent zapłaci za dużo za daną fakturę ( ewidencja wpłaty dla danego dokumentu będzie większa niż jego wartość) status będzie wskazywał wartość nadpłata, co będzie widoczne tak jak poprzednio w edycji faktury oraz na liście dokumentów.