Import Dokumentów.

Program magazynowy LoMag umożliwia importowanie wierszy z towarami na żądany dokument oraz import dokumentów z innego magazynu lub innej bazy danej SQL. Pliki rozpoznawane przez program muszą posiadać rozszerzenie .xls, .xlsx, .txt lub .csv.

1. Import wierszy z towarami do dokumentu.

Do zaimportowania wierszy na dokument należy przygotować plik .xls (lub inne rozszerzenie rozpoznawalne przez program) w którym zostanie podana obowiązkowo nazwa lub kod kreskowy towaru który chcemy umieścić na dokumencie. Otwierając nowy dokument FV należy kliknąć w ikonę spowoduje to otworzenie się okna kreatora importu.

Kolejnym krokiem jest wczytanie listy pozycji z pliku Microsoft Excel. Po wciśnięciu przycisku należy odnaleźć przygotowany plik na dysku twardym naszego komputera i dwukrotnie kliknąć na nim lewym przyciskiem myszki, zaznaczyć go i wcisnąć enter lub wciskając przycisk otwórz.

W celu zaimportowania pliku z innym rozszerzeniem niż .xls należy kliknąć w rozwijane menu w prawym dolnym rogu okna - które odpowiada za wybór jakiego typu pliki maja być wyświetlane na liście. Na poniższym zrzucie ekranu przedstawiono zmianę wyświetlanych plików z .xls na .txt.

Obowiązkowe jest podanie nazwy lub kodu kreskowego dla towaru, jeśli użytkownik nie wstawi ilości - zostanie domyślnie zaimportowana wartość jeden. W przypadku braku wprowadzenia ceny, program magazynowy LoMag wstawi cenę która jest przypisana do towaru w kartotece towarów.

Rozwijając menu dla jakiejkolwiek z kolumn - użytkownik może sprawdzić jakie parametry może wprowadzić w pliku w celu zaimportowania danych.

Wciśniecie przycisku import elementów, spowoduje uruchomienie operacji dodawania nowych pozycji do dokumentu. Po jej zakończeniu program poinformuje nas o jej statusie. Wciśnięcie przycisku OK zamknie okno importera, a widok zostanie przełączony na okno dokumentu dla którego był wykonywany import.

2. Import dokumentów z innego magazynu.

W celu zaimportowania dokumentów magazynowych do obecnego magazynu z innego należy kliknąć w moduł dokumenty i z rozwijanej listy wybrać pozycję import dokumentów. Wykonanie tej operacji spowoduje wyświetlenie się okna kreatora importera. Gdzie w pierwszym kroku wybieramy importowanych dokumentów jakim jest inny magazyn z aktualnej bazy danych i wciskamy przycisk dalej.

W kolejnym kroku instrukcji należy wybrać magazyn z którego chcemy dokonać import dokumentów. Zatwierdzamy decyzje klikając przycisk dalej.

W ostatnim kroku kreatora importera należy wybrać po lewej stronie zakres czasowy z jakiego mają nam się wyświetlać możliwe dokumenty do przeniesienia (istnieje możliwość zaznaczenia całego roku, kwartału czy konkretnego miesiąca). Można także użyć szczegółowego filtra określać dokładne daty występowania dokumentów. Po prawej stronie należy zaś wybrać rodzaj dokumentów które chcemy przenieść do naszego obecnego magazynu - w poniższej instrukcji będą to dokumenty ofert.

Końcowym etapem jest wybranie z listy dostępnych dokumentów pozycji które chcemy przenieść. Można robić to pojedynczo klikając w konkretne pola wyboru, lub zaznaczyć/odznaczyć wszystkie używając do tego dwóch dedykowanych przycisków. Jeśli już wybraliśmy dokumentu które chcemy przenieść należy kliknąć w przycisk importuj.

Po zakończonej operacji, program magazynowy LoMag otworzy nam okno z listą zaimportowanych dokumentów. W poniższym przypadku dokument dostał numer OF1/19 - TEST, gdyż jest to związane z numeracją dokumentów w obecnym magazynie. Edytując go zauważyć można iż data wystawienia jest prawidłowa i dotyczy 31 maja 2018 roku.

3. Import dokumentów z innej bazy SQL.

Oprogramowanie LoMag umożliwia uruchomienie kilku baz danych na tym samym komputerze. W tym celu należy posłużyć się istniejącą już instrukcją skonfigurowania wielobazowego stanowiska na jednym komputerze który znajduje się pod tym adresem.
Kolejnym krokiem jest uruchomienie aplikacji która posługuje się baza danych o nazwie FIRMA1 - w celu zaimportowania dokumentów z bazy SQL o nazwie FIRMA2.

W celu zaimportowania dokumentów do obecnej bazy i aktualnie uruchomionego magazynu, należy kliknąć w moduł dokumenty i z rozwijanej listy wybrać pozycję import dokumentów. Wykonanie tej operacji spowoduje wyświetlenie się okna kreatora importera. Gdzie w pierwszym kroku wybieramy źródło importowanych dokumentów jakim jest inna baza danych i wciskamy przycisk dalej.

W drugim kroku importera należy wprowadzić dane dotyczące połączenia z bazą danych, z której będą importowane dane. Nazwę serwera i instancji SQL należy pozostawić bez zmian. W polu nazwa bazy danych należy wprowadzić wartość jaką wprowadzono przy konfiguracji drugiej bazy - FIRMA2. Dane do logowania do bazy SQL domyślnie wynoszą użytkownik = sa i hasło = mAgAzyn_2008! (UWAGA: W instalacjach programu sprzed roku 2018 używane było hasło „magazyn2008”). Możemy przetestować połączenie z drugą bazą wciskając przycisk - co spowoduje wyświetlenie się nowego okna jeśli połączenie zakończy się sukcesem. Po poprawnym skonfigurowaniu połączenia należy wcisnąć przycisk dalej.

Następnym krokiem instrukcji jest wybranie magazynu z którego chcemy dokonać import dokumentów z bazy danych o nazwie FIRMA2. Zatwierdzamy decyzje klikając przycisk dalej.

W ostatnim kroku kreatora importera należy wybrać po lewej stronie zakres czasowy z jakiego mają nam się wyświetlać możliwe dokumenty do przeniesienia (istnieje możliwość zaznaczenia całego roku, kwartału czy konkretnego miesiąca). Można także użyć szczegółowego filtra określać dokładne daty występowania dokumentów. Po prawej stronie należy zaś wybrać rodzaj dokumentów które chcemy przenieść do naszego obecnego magazynu - w poniższej instrukcji będą to dokumenty ofert.

Końcowym etapem jest wybranie z listy dostępnych dokumentów pozycji które chcemy przenieść. Można robić to pojedynczo klikając w konkretne pola wyboru, lub zaznaczyć/odznaczyć wszystkie używając do tego dwóch dedykowanych przycisków. Jeśli już wybraliśmy dokumentu które chcemy przenieść należy kliknąć w przycisk importuj.

Po zakończonej operacji, program magazynowy LoMag otworzy nam okno z listą zaimportowanych dokumentów. W poniższym przypadku dokumenty dostały numery: OF1/19 - ARCH i OF2/19 -ARCH, gdyż jest to związane z numeracją dokumentów w magazynie do którego były importowane dokumenty, a był on przed importem pusty więc liczba porządkowa zaczyna się od wartości jeden. Edytując go zauważyć można iż daty wystawienia są prawidłowe i dotyczą 20 maja 2019 roku.

4. Import wielu dokumentów z pliku Excel lub .csv.

Oprogramowanie LoMag umożliwia zaimportowanie dokumentów z rozszerzeniami .xls, .xlsx (program Excel), .txt lub .csv. W tym celu należy stworzyć plik w którym pierwsza linia będzie odpowiedzialna za nazwę kolumn/parametrów do których chcemy przypisać poszczególne wartości.
Poniżej przedstawiono przygotowany plik w którym będziemy chcieli zaimportować cztery dokumenty. Jak można zauważyć jeden kontrahent ma podaną ulicę oraz miasto (można dodać dodatkowe kolumny) - gdyż w jego przypadku chcemy dodać nowego klienta do bazy oprogramowania LoMag (który przed importowaniem dokumentów uprzednio nie istniał). Dla towaru pendrive 64GB( o numerze dokumentu 312312/6458 ) nie ma wprowadzonej ceny - w tym przypadku zostanie ona ustawiona na taką którą posiada towar obecnie na magazynie w oprogramowaniu LoMag.

Kolejnym krokiem jest otworzenie listy dokumentów. Oprogramowanie magazynowe LoMag daje możliwość zaimportowania WZ, PZ, PW, RW, Faktur itp. Poniższa instrukcja przedstawiać będzie import dla dokumentów wydań z magazynu.

Wciskając przycisk uruchomimy w nowym oknie kreatora importu dokumentów - w którym należy posłużyć się przyciskiem wczytaj listę pozycji z pliku Microsoft Excel. Wykonanie tej operacji spowoduje otworzenie eksploratora systemu windows w którym należy odszukać uprzednio przygotowanego pliku do importu a następnie załadować go do programu klikając na nim dwukrotnie lewym przyciskiem myszki lub zaznaczając go i wciskając przycisk OK.

Jeżeli kolumny z Excela są poprawnie dopasowane do kolumn programu LoMag. W informacji podanej przez oprogramowanie możemy przeczytać iż jeśli nie zostanie podana ilość sztuk to domyślnie na dokument zostanie wstawiona liczba jeden, zaś przy braku ceny - zostanie ona pobrana z kartoteki towarów. Wciskając przycisk import elementów zostanie uruchomiony proces dodawania dokumentów do obecnego magazynu.

W przypadku kiedy jakiś z towarów który istnieje na dokumencie nie istnieje w kartotece towarów, program zapyta nas co użytkownik chce zrobić w takim przypadku. Zaznaczając opcję - otworzy się okno dodawania towaru, gdzie należy wypełnić podstawowe parametry takie jak kod, grupa, stan oraz cena początkową. Możemy także zaznaczyć opcję zapamiętaj wybór - aby przy każdym kolejnym nie istniejącym towarze program powtarzał tą samą operację (otwierał okno dodawania nowego towaru czy też pominięcie dodawania towaru).

Po zakończeniu procesu importowania dokumentów, program poinformuje nas w nowym oknie dialogowym o wynikach operacji.

Na liście dokumentów WZ pojawiły nam się cztery poprawnie zaimportowane dokumenty. Edytując dokument w którym importowany był towar pendrive 64GB bez podanej ceny, należy stwierdzić fakt iż cena została poprawnie ustalona na podstawie kartoteki towarów i wynosi 45,55zł.

Otwierając moduł kontrahenci należy wybrać opcję dostawców, odbiorców lub pracowników. Na nowo otworzonej liście można zauważyć kontrahenta którego dodaliśmy importując dokumenty - który należy do wszystkich trzech możliwych możliwych grup kontrahentów. Edytując go należy stwierdzić iż zostały uzupełnione u niego tylko te dane które zaimportowano czyli nazwa, ulica oraz miejscowość.

5. Import faktur z pliku JPK_FA

Kolejnym sposobem na zaimportowanie dokumentów do programu magazynowego LoMag jest wykorzystanie pliku JPK Faktury. Plik ten musi być wygenerowany w standardowym formacie XML opisanym na stronach MF. Poniżej przedstawiono przykład takiego pliku jak wygląda on w środku. Pola pliku zawierają dane zgodne ze schematem JPK wymaganym przez MF - np. nazwa firmy, numer faktury, cena, stawka VAT, data i wszystkie inne wymagane elementy faktur.

Aby zaimportować dokumenty z pliku JPK należy kliknąć w moduł Dokumenty a następnie z rozwijanej listy wybrać pozycję Import faktur z JPK. Spowoduje to wyświetlenie się nowego okna.

Należy wcisnąć przycisk wybierz plik i odszukać nasz jednolity plik kontrolny na dysku twardym komputera, a następnie ładując go do programu klikając dwukrotnie na nim lewym przyciskiem myszki, lub jednokrotnie go zaznaczając a następnie wciskając przycisk otwórz.

Po poprawnie wykonanej akcji dodania pliku - będzie można zobaczyć jego lokalizację na komputerze. Wciśnięcie przycisku dalej, spowoduje wyświetlenie się kolejnego kroku importera.

Załadowany plik zostanie przedstawiony w oprogramowaniu LoMag w formacie kolumn i wartości jakie są do nich przypisane. Możemy przesuwać wiersze posługując się suwakiem pionowym, jak i sprawdzać pozostałe parametry - wykorzystując do tego suwak poziomy. Na liście znajdziemy wszystkie informacje jakie są przesyłane do Urzędu Skarbowego generując plik JPK. Wciśniecie przycisku import spowoduje uruchomienie operacji przenoszenia dokumentów do bazy SQL programu LoMag.

Poprawnie wykonana funkcja importu powiadomi nas komunikatem jaka ilość dokumentów została zaimportowana. W naszym przykładzie importowaliśmy faktury do pustego magazynu - więc w zakładce faktury - powinniśmy oczekiwać 59 dokumentów.

Wciskając przycisk OK - program magazynowy LoMag automatycznie otworzy nam listę z zaimportowanymi dokumentami. Na zrzucie ekranu poniżej możemy zauważyć że liczba zaimportowanych dokumentów jest poprawna i wynosi 59.

W importowanym pliku posiadaliśmy Faktury VAT jak i Faktury korygujące - oznacza to że suma faktur i faktur korygujących powinna wynosić 59 sztuk (ponieważ były importowane do pustego magazynu). W celu weryfikacji poprawności importu należy otworzyć listę tych dokumentów klikając w menu w odpowiednie pozycje.