Integracja LoMag z systemem PEF (Platforma elektronicznego fakturowania)

Platforma Elektronicznego Fakturowania (PEF) wykorzystywana jest w celu przekazywania faktur i innych dokumentów o określonej strukturze pomiędzy wykonawcami zamówień publicznych, a instytucjami zamawiającymi. Usługi takie świadczą obecnie dwaj Brokerzy PEF:

W niniejszej instrukcji pokażemy przykład integracji programu LoMag z brokerem Broker Infinite – firma Infinite Sp. z o. o. (integrator.lab.brokerinfinite.efaktura.gov.pl).

Przed założeniem konta głównego można przetestować środowisko testowe, w którym działania nie spowodują żadnych konsekwencji prawnych. Platforma PEF w lomagu może współpracować tylko z jednym kontem PEF : testowym lub produktywnym.

Szybkie menu:

1. Zakładanie konta u brokera PEF - integrator.lab.brokerinfinite.efaktura.gov.pl

2. Włącznie oraz konfiguracja PEF w oprogramowaniu LoMag.

3. Wystawianie i przesyłanie faktur do systemu PEF z oprogramowaniem LoMag.

4. Odbieranie faktur z systemem PEF z programem LoMag.

1. Zakładanie konta na u brokera PEF - integrator.lab.brokerinfinite.efaktura.gov.pl

W celu założenia konta u jednego z dostępnych brokerów PEF przechodzimy na adres https://integrator.lab.brokerinfinite.efaktura.gov.pl/ (dla przetestowania zalecamy najpierw konto testowe - https://szkolenie.lab.brokerinfinite.efaktura.gov.pl/), a następnie klikamy w "Zarejestruj nowe konto podmiotu".

Etap zakładania konta składa się z 3 kroków:

Szczegółową instrukcję zakładania konta u wspomnianego brokera można przeczytać klikając tutaj.

2. Włącznie oraz konfiguracja PEF w oprogramowaniu LoMag.

W celu włączenia przesyłania faktur przez system elektronicznej platformy fakturowania należy przejść do ustawień programu LoMag wybierając w menu , a następnie przechodząc do zakładki , w której zaznaczamy opcję . Po zazbaczeniu opcji obsługi PEF wprowadzamy , .

Dane , znajdziemy na naszym koncie u brokera PEF. Po zalogowaniu się na nasze konto wybieramy w menu "Zarządzanie kontem podmiotu".

Przechodzimy do zakładki "Dodaj użytkownika", następnie wybieramy opcję "API".

Uzupełniamy wymagane pola - dowolną nazwą użytkownika (np. "lomag-api"), oraz wybieramy uprawnioną skrzynkę PEPPOL. Aby zwiększyć bezpieczeństwo opcjonalnie możemy dodać adres IP komputera z oprogramowaniem LoMag z którego chcemy się łączyć się po API z platforma elektronicznego fakturowania.

Po wprowadzeniu potrzebnych informacji klikamy przycisk "Zapisz".

Pojawi się lista naszych użytkowników, wybieramy użytkownika, którego stworzyliśmy w celu integracji z programem LoMag - klikamy w przycisk "Dane użytkownika".

Po wejściu w szczegóły użytkownika musimy wygenerować jego klucz, w tym celu klikamy przycisk "Generuj". Po kliknięciu zostaniemy jeszcze zapytani o potwierdzenie wykonania tej czynności - należy potwierdzić.

Po wygenerowaniu klucza, posiadamy już wszystkie dane potrzebne do konfiguracji PEF z programie LoMag. Kopiujemy identyfikator i klucz użytkownika do odpowiednich pól w programie jak poniżej. Ustawienia umożliwiają również zdefiniować z jaką częstotliwością ma być sprawdzany system PEF w celu wykrywania nowych zdarzeń (domyślnie system jest sprawdzany do 5 minut). Operację kończymy zapisaniem ustawień w programie LoMag przyciskiem .

Od momentu włączenia niniejszej opcji w dolnej części programu LoMag pojawi się pasek informacyjny odnośnie systemu PEF. Znajdziemy w nim powiadomienia, które otrzymujemy z platformy fakturowania np. o poprawnej wysyłce faktury do systemu, informacje o dokumentach do pobrania oraz datę ostatniego sprawdzenia połączenia z brokerem PEF. Nieodebrane komunikaty są widoczne w pasku PEF w oknie głównym oraz dodatkowo wszystkie komunikaty można przeglądać w kartotece komunikatów dostępnych z poziomu menu głównego .

3. Wystawianie i przesyłanie faktur do systemu PEF z oprogramowaniem LoMag.

Aby wystawić i przesłać fakturę w programie LoMag, należy mieć włączony moduł faktur. Jak włączyć moduł faktur i jak wystawić fakturę możesz przeczytać klikając tutaj. Po wystawieniu faktury przechodzimy do listy faktur wybierając w menu .

W oknie z listą wszystkich dokumentów zaznaczamy, fakturę którą chcemy przesłać do systemu PEF, a następnie klikamy . Przed wysłaniem zostaniemy zapytani jeszcze o potwierdzenie operacji. Uwaga! Dokumenty udostępnione do PEF nie mają możliwości późniejszej edycji.

Otrzymamy komunikat informacyjny.

Aktualny status operacji znajdziemy w dolnym pasku PEF. W celu ręcznego odświeżenia powiadomień kliknij .

Faktura wysłana do PEF ma stosowną informację na pasku w oknie edycji, dodatkowo również ma uzupełnione kolumny dot. PEF widoczne w kartotece faktur.

4. Odbieranie faktur z systemem PEF z programem LoMag.

Program LoMag umożliwia nam również odbieranie faktur z systemu PEF. Gdy ktoś wystawi i wyśle fakturę adresowaną na nasz podmiot otrzymamy stosowne powiadomienie w polu dostępnym na pasku PEF w dolnej części oprogramowania.

Fakturę można też odebrać w kartotece komunikatów dostępnych z poziomu menu głównego , wybierając pozycje danego dokumentu i klikając .

Otrzymane faktury z PEF mają stosowne informacje na pasku w oknie edycji, dodatkowo również mają uzupełnione kolumny dot. PEF widoczne w kartotece faktur. Dokumenty odebrane z PEF nie mają możliwości edycji.

Poza powiadomieniem w programie LoMag, broker prześle nam powiadomienie mailowe o otrzymanej fakturze.