Masowe wysłanie korespondencji email z fakturami do klientów z poziomu listy faktur.

Program magazynowy LoMag umożliwia wysyłanie dokumentów faktur (oraz paragonów) w sposób masowy, tak aby użytkownik oprogramowania nie musiał robić tego pojedynczo dla każdego dokumentu.
W tym celu należy kliknąć w moduł dokumenty i z rozwijanej listy wybrać jeden z typów dokumentów które mogą być obsługiwane poprzez wysyłkę przez e-mail (wszystkie dokumenty faktur oraz paragony). Spowoduje to wyświetlenie się nowego okna z dostępną listą dokumentów na magazynie.

Uruchamiając listę kontrahentów jakim są odbiorcy, będziemy mogli zauważyć którzy mają poprawie wprowadzone adresy e-mail a u których ich brak. Na poniższym zrzucie ekranu możemy zauważyć że tylko klient o nazwie 'zielona budka' nie ma wprowadzonego adresu e-mail.

1. Zaznaczanie wszystkich wierszy dokumentów wyświetlanych w danym oknie.

W celu wysłania wszystkich dokumentów na adresy e-mail odbiorców należy kliknąć na liście faktur na jakąkolwiek pozycję lewym przyciskiem myszki - co spowoduje podświetlenie tej linii na kolor niebieski. Kolejnym krokiem jest wciśnięcie w tym samym czasie skrótu klawiszowego [CTRL+A] - przycisku Control znajdującego się lewym dolnym miejscu klawiatury oraz klawisza A, co spowoduje zaznaczenie wszystkich wierszy na danej stronie okna i podświetlenie ich na niebiesko jak na poniższym zrzucie ekranu.

Aby wysłać dokumenty na skrzynki e-mailowe kontrahentów należy wcisnąć przycisk - spowoduje to przez program weryfikacje adresów e-mail dla kontrahentów. W przypadku nie posiadania w bazie uzupełnionego tego parametru, program poinformuje nas o brakach i że dokument w wysyłce zostanie pominięty. w naszym przykładzie klient o nazwie 'zielona bódka' nie posiadał wypełnionej informacji na temat elektronicznego adresu e-mail więc program poinformował nas że zignoruje dokument o numerze FV5/20.

Użytkownikowi oprogramowania LoMag zostanie wyświetlone okno przedstawiające zbiorcze wysyłanie dokumentów faktur w postaci plików z rozszerzeniem .PDF
W liście adresatów zostały uwzględnione adresy e-mail kontrahentów którzy w systemie LoMag mieli je uzupełnione. Czasami te adresy mogą wystąpić na liście parę razy - jest to spowodowane tym że do danego klienta wysłać chcemy nie jeden dokument lecz większą ilość. Kolejność listy adresatów jest ściśle powiązana z listą załączników. Dokumenty masowo do kontrahentów wyślemy wciskając przycisk

2. Zaznaczanie paru kolejnych dokumentów z okna.

W celu wysłania masowych dokumentów na skrzynki e-mail kontrahentów w przyporządkowanej kolejności należy zaznaczyć dowolny wiersz lewym przyciskiem myszki aby podświetlić go na niebiesko. Następnym krokiem jest wciśniecie klawisza Shift i trzymanie go do momentu aż zaznaczy się listy dokumentów które chcemy wybrać. Na poniższym zrzucie ekranu został pierw zaznaczony dokument o numerze FV2/20 - a następnie kliknięto na linię z dokumentem o numerze FV5/20 - co spowodowało zaznaczenie ciągiem dokumentów pomiędzy nimi. Wysyłka dokumentów została przedstawiona w punkcie pierwszym powyższej instrukcji.

3. Wybiórcza masowa wysyłka dokumentów.

Jeżeli chcemy wysłać masowo dokumenty do konkretnego kontrahenta, najłatwiej jest posłużyć się oknem szybkiego wyszukiwania i odnaleźć go po nazwie, a następnie zaznaczając wszystkie dokumenty w danym oknie dokonać ich wysyłki na adres e-mail (pkt. 1 instrukcji).
W przypadku kiedy chcemy dokonać masowej wysyłki w nieuszeregowany sposób należy trzymać wciśnięty klawisz CTRL (Control) i cały czas go trzymając zaznaczając kolejne linie wierszy dokumentów dla których chcemy dokonać wysyłki. Zrzut ekranu poniżej przedstawia ta funkcjonalność oprogramowania LoMag, kiedy użytkownik trzymając klawisz control zaznaczył myszką cztery wybrane przez siebie dokumenty.