Program Magazynowy

Monitorowanie terminów płatości kontrahentów za faktury

Poniższa instrukcja wytłumaczy użytkownikowi oprogramowania LoMag jak sprawdzić statusy płatności dla dokumentu, ustawić filtry dla przeterminowanych dokumentów oraz jak analizować faktury częściowo opłacone lub nadpłacone.

1. Wyszukiwanie dokumentów po statusie.

Aby wyświetlić listę dokumentów faktur należy użyć modułu Dokumenty i z rozwijanej listy wybrać pozycję Faktury. Wykonanie tej operacji spowoduje otworzenie okna z listą dokumentów którą posiadamy w bazie programu LoMag.

Na przykładowej liście dokumentów możemy zauważyć że wszystkie wiersze w kolumnie status posiadają wartość 'niezapłacona' - w celu wyszukania faktur opłaconych należy kliknąć w rozwijane menu filtra Status i wybrać pozycję 'opłacone'.

Wybranie tej opcji spowoduje że na liście dokumentów pojawią nam się tylko faktury które posiadają status 'opłacona'. W ten sam sposób możemy wyselekcjonować faktury dla statusów: niezapłacona, częściowo opłacona, nadpłata itp.

2. Wyszukiwanie dokumentów nieopłaconych po dacie płatności.

W celu wyświetlenia na liście dokumentów faktur dla których minął termin płatności należy posłużyć się dodatkowymi filtrami, które użytkownik programu LoMag może samodzielnie skonfigurować. W celu jego dodania należy w dolnej części okna kliknąć w ikonę co spowoduje otworzenie się rozwijanego menu w którym należy chwilowo przytrzymać kursor myszki na pozycji Dodaj/Edytuj filtr, a następnie w nowym menu wybierając opcję data płatności.

W nowym oknie z ustawieniami filtra należy w drugiej kolumnie wybrać opcję "Minęło dni" a dla pola wartość wprowadzić cyfrę 1. Spowoduje to wyselekcjonowanie wszystkich dokumentów dla których termin płatności przekroczył jeden dzień. Użytkownik oprogramowania LoMag może te parametry konfigurować według własnego uznania np. szukając faktur z 14dniowym opóźnieniem zapłaty, lub takich dla których pozostało 1 dzień do zapłaty (wybierając zamiast 'minęło dni' pozycję 'pozostało dni'). Należy zatwierdzić ustawienia nowego filtru klikając przycisk OK.

Wybrana operacja spowodowała wyfiltrowanie wszystkich faktur dla których data płatności przekroczyła jeden dzień. W celu wyszukania dokumentów nieopłaconych - należy wybrać z rozwijanego menu dla selektora Status opcję niezapłacona.

2.1 Zapisywanie filtrów.

Program magazynowy LoMag umożliwia zapis filtrów, aby za każdym razem nie trzeba było ich konfigurować. W tym celu należy w dolnym menu kliknąć w ikonę i z rozwijanej listy wybrać opcję zapisz filtry. Spowoduje to otworzenie się nowego okna w którym możemy zapisać istniejący filtr - aby to uczynić należy wprowadzić nazwę i potwierdzić decyzję przyciskiem zapisz.

W celu skorzystania z nowo dodanego filtru, należy przy otworzeniu okna faktur skorzystać z ikony i wybierając z listy pozycję faktury po terminie - spowoduje to wyfiltrowanie dokumentów dla których minął choć jeden dzień po dacie płatności.

3. Ustawianie alarmów dla przeterminowanych faktur.

Kolejnym sposobem na kontrolowanie płatności jest możliwość ustawienia alarmów w oprogramowaniu LoMag. Aby dodać filtr - należy w dolnym menu okna kliknąć w ikonę - spowoduje to otworzenie się okna konfiguracji alarmów.

W celu dodania alarmu dla dokumentów nie opłaconych w terminie należy wybrać przycisk , a następnie z rozwijanej listy wybrać opcję Data płatności.

W poniższym przykładzie będziemy chcieli podkreślić na kolor czerwony dokumenty dla których termin płatności wynosił minimum 60 dni temu. Należy wybrać z rozwijanej listy opcję MINEŁO DNI i wprowadzić wartość 60, a następnie zaakceptować nowy alarm przyciskiem OK.

Ustawienie alarmu spowodowało podświetlenie na kolor dokumentów dla których termin płatności minął co najmiej 60dni temu. Dodatkowo okno zostało skonfigurowane tak by wyświetlały się tylko dokumenty o statusie niezapłaconym - wybierając odpowiednią pozycję w menu okna.

Dokłada instrukcja obsługi alarmów znajduje się TUTAJ

4. Statusy płatności.

Możliwe jest także monitorowanie statusów płatności poprzez ewidencje płatności. Metoda ta została szczegółowo opisana w TEJ instrukcji w rozdziale nr 3.



Instrukcje wdrożeniowe do LoMagInne instrukcje tematyczne - spis treści