Obsługa numerów seryjnych cz. 1 - wprowadzanie numerów seryjnych dla towarów.

Program magazynowy LoMag umożliwia wprowadzenie dla towarów unikalnych numerów seryjnych. Są to unikalne kody złożone z cyfr lub liter, nadawane towarowi lub serii towarów w celu identyfikacji np. miejsca wyprodukowania, ustalenia legalności.

Aby uruchomić obsługę numerów seryjnych należy wyświetlić okno ustawień oprogramowania LoMag klikając w ikonę . Kolejnym krokiem jest przełączenie zakładki na Towary w którym należy zaznaczyć opcję "Obsługa numerów seryjnych" i wybierając z rozwijanego menu jedną z dwóch opcji unikalności Globalna lub Dla towaru. Poniższą instrukcję opiszemy na podstawie wybranej opcji globalnej, przedstawiając jedynie na samym końcu różnicę w przypadku wybrania opcji dla towaru. W celu zatwierdzenia ustawień należy użyć przycisku OK.

1. Dodawanie nowego towaru przy włączonej obsłudze numerów seryjnych

Aby dodać nowy towar do magazynu należy przejść do modułu towary i z listy wybrać kartoteka towarów, użyć ikony w menu głównym lub użyć skrótu klawiszowego [CTRL+T]. Spowoduje to wyświetlenie się listy towarów dostępnych na magazynie.

W celu dodania nowego towaru z numerem seryjnym należy kliknąć w ikonę Po wykonaniu tej operacji użytkownikowi wyświetli się nowe okno w którym będzie mógł uzupełnić parametry dla towaru.

Po wprowadzeniu wszystkich podstawowych parametrów dla towaru należy użyć przycisku Zapisz. Pojawi się nowe okno z możliwością wprowadzenia dla towaru numerów seryjnych. Istnieje możliwośc pominięcia wprowadzenia SN - w tym celu należy wcisnąć przycisk "Pomiń wprowadzanie S/N", towar zostanie wtedy dodany na magazyn bez tego parametru.

Aby wprowadzić numer seryjny dla towaru należy w polu wpisać jego wartość, a następnie użyć przycisku co spowoduje dodanie go do listy. W celu usunięcia towaru z listy należy zaznaczyć go i w dolnej części okna wcisnąć przycisk usuń zaznaczone. W oknie odpowiedzialnym za SN widnieje także informacja ile numerów seryjnych pozostało nam do wprowadzenia - jest to różnica między ilością dodawanego towaru na magazyn a obecnie wprowadzonych numerów seryjnych na listę

Po wprowadzeniu prawidłowo wszystkich niezbędnych numerów seryjnych na listę, zniknie informacja ile należy jeszcze ich wprowadzić, a ikona w lewym górym rogu zmieni się symbol na zieloną "fajkę". Naciśnięcie przycisku OK spowoduje zapisanie towaru w magazynie z wprowadzonymi numeramy seryjnymi.

W celu sprawdzenia czy nasz nowo wprowadzony towar posiada poprawnie dodane N/S należy go edytować dwukrotnie klikając na nim lewym przyciskiem myszki lub zaznaczając go na liście a następnie używając ikony . W oknie edycji towaru należy kliknąć w ikonę

Zostanie wyświetlone nowe okno w którym można przeglądać numery seryjne dla danego towaru wraz z informacjami w jakim dokumencie oraz z jaką datą były one ujęte.

2. Przyjęcie na magazyn towaru z obsługą N/S

Aby uruchomić kreatora dokumentu PZ należy kliknąć w główny menu w ikonę spowoduje to wyświetlenie się nowego okna dokumentu przyjęcia na magazyn. Kolejnym krokiem jest dodanie do dokumentu nowego towaru - w tym celu należy posłużyć się ikoną Dodaj

W oknie dodawania nowego towaru wybieramy uprzednio wprowadzony towar jakim jest Samsung Galaxy S6, uzupełniamy jego ilość przyjęcia na magazyn oraz cenę a następnie należy zatwierdzić przyciskiem OK dodanie go do magazynu. Spowoduje to wyświetlenie się nowego okna odpowiedzialnego za wprowadzanie numerów seryjnych dla danego produktu, którego funkcjonalność została opisana w powyższej instrukcji w rozdziale nr 1.

W powyższym przykładzie wprowadziliśmy trzy nowe numery seryjne o kodach : Seria1, Seria2, Seria3. Chcąc sprawdzić stany magazynowe i jego numery seryjne dla danego towaru należy go edytować i posłużyć się ikoną . W nowym okie można zauważyć numery seryjne naszego towaru w chwili dodania go do stanu magazynowego (BO) oraz kolejne wartości S/N po wygenerowaniu dokumentu PZ.

3. Wprowadzanie numerów seryjnych dla istniejących już towarów na magazynie, które nie posiadają S/N

Posiadając na stanie towar dla którego użytkownik uprzednio nie wprowadził numerów seryjnych nie ma możliwości automatycznego przejścia na obsłgę towaru z S/N. W takim przypadku istnieją dwie metody na obsługę towaru z S/N:
- Usunięcie wszystkich dokumentów PZ oraz pozycji z BO dla wybranego towaru,
- Oznaczenie towaru jako archiwalny w edycji towaru i dodanie nowego towaru o takiej samej nazwie z włączoną już opcją obsługi S/N.

W poniższych przykładach posłużymy się towarem o nazwie Nokia 3310, który został wprowadzony do bilansu otwarcia przy wyłączonej opcji S/N, a następnie został dla niego wystawiony dokument PZ.
Historie ruchów magazynowych można wyświetlić klikając w ikonę , gdzie uzyskamy dokładne informacje na temat wystawionych dokumentów magazynowych dla wybranego towaru.

Należy usuwać całe dokumenty PZ wyłącznie w przypadku kiedy występują na nim pozycje tylko dla jednego towaru. W przypadku kiedy na dokumencie widnieje parę towarów - należy edytować dokument klikając na niego dwukrotnie lewym przyciskiem myszki i usunąć towar z listy zaznaczając go na liście a następnie klikając przycisk . Po wykonanych operacjach należy zapisać dokument przyciskiem

Spowoduje to usunięcie w oknie ruchów magazynowych dokumentu PZ dla Nokia 3310. W celu pozbycia się towaru z BO należy dwukrotnie kliknąć na dokument lewym przyciskiem myszki. Użytkownikowi oprogramowania LoMag wyświetli się okno z możliwością edycji bilansu otwarcia. Należy na liście odszukać żądany przez nas towar, zaznaczyć go a następnie usunąć posługując się ikoną . Ostatnim etapem jest zapisanie dokumentu używając przycisku

W powyżej opisany sposób całkowicie pozbędziemy się z magazynu towaru o nazwie Nokia 3310. Przy włączonej opcji obsługi numerów seryjnych należy dodać towar Nokia 3310 w sposób opisany w rozdziale 1 - z wykorzystaniem wprowadzenia numerów S/N.


Drugim sposobem jest ustawienie towaru który nie posiada numerów seryjnych jako archiwalny. Wybór tej opcji spowoduje iż użytkownik nie musi usuwać starych dokumentów w którym występuje dany towar - a więc cały czas ma możliwość podglądu jego dawnych ruchów magazynowych. Operacja ta jest zalecana w przypadku kiedy np. wyprzedaliśmy cały towar w którym nie wprowadziliśmy numeru seryjnego, a nową partię i każdą kolejną chcemy obsługiwać już z S/N.
W edycji towaru, należy zaznaczyć pole Towar Archiwalny (nieużywany) i zapisać zmiany.

Towar nie będzie już więcej widoczny w kartotece towarów, ale będzie widoczny na wszystkich dokumentach w których był dodany (także w BO). Jak odnaleźć towar archiwalny opisuje instrukcja -> Jak odnaleźć towar archiwalny?

Ostatnim etapem tak jak pierwszej opcji jest dodanie nowego towaru do magazynu wykorzystując ustawienia z numerami seryjnymi.

4. Różnice pomiędzy opcjami: unikalny numer seryjny globalny a unikalny numer seryjny dla towaru.

Wybierając opcje unikalnego S/N globalnego, raz wprowadzony kod w towarze nie może być ponownie powtórzony w jakimkolwiek innym. W rozdziale nr 2 wprowadziliśmy dokumentem PZ telefon Samsung Galaxy S6 gdzie wartość jednego z numerów seryjnych wynosiła "Seria1". Spróbujemy dodać nowy towar jakim będzie monitor, dla którego również zadeklarujemy tą samą wartość S/N czyli Seria1. W tym celu należy w znany już nam sposób wejść do kartoteki towarów i kliknąć przycisk Dodaj w celu wyświetlenia nowego okna. Następnie należy wypełnić podstawowe parametry dla towaru i kliknąć w przycisk Zapisz, co spowoduje wyświetlenie się okna odpowiadającego za numery seryjne. Tak jak poprzednio dodajemy wartość "Seria1" do listy i zatwierdzamy chęć zapisania towaru z podanym numerem seryjnym klikajac przycisk OK.

Towar zostanie dodany do magazynu, lecz nie zostanie mu przydzielony S/N z powodu występowania już w bazie numeru seryjnego 'Seria1', a program poinformuje nas o tym w komunikacie

Posiadając włączoną opcje obsługi numerów seryjnych dla danego towaru umożliwia to użytkownikowi wprowadzenie wielokrotnie tego samego numeru seryjnego z zastrzeżeniem że nie może się on powtórzyć w obrębie tego samego towaru. Reasumując klient ma możliwość wprowadzenia S/N o nazwie 'Seria1' dla przykładowych towarów o nazwach Samsung Galaxy S6, Monitor Samsung 17'', Nokia 3310. W przypadku gdyby chciał dwukrotnie dodać S/N o nazwie 'Seria1' dla towaru Nokia3310 - program wyświetlni mu komunikat iż taki kod seryjny występuje już dla danego towaru.