Funkcja archiwizacji w LoMag umożliwia przenoszenie wybranych dokumentów z aktywnej bazy do archiwum, co pozwala zmniejszyć jej rozmiar i zwiększyć wydajność pracy. Poniżej znajduje się zaktualizowana instrukcja z uwzględnieniem najnowszych okien programu.
W menu programu wybierz Pomoc → Archiwizja dokumentów. Pojawi się okno wyboru danych do archiwizacji.
Wskaż typy dokumentów do przeniesienia (np. Dokumenty magazynowe, Zamówienia, Faktury) oraz datę graniczną. Wszystkie dokumenty wystawione przed tą datą zostaną przeniesione do archiwum.
Ważne: Po wskazanej dacie w bazie nie mogą istnieć żadne dokumenty zmieniające stany magazynowe. Przed archiwizacją w każdym magazynie zostanie automatycznie utworzony dokument Bilansu Otwarcia odzwierciedlający bieżący stan towarów. Archiwizacja magazynu bez zamówień może spowodować, że zrealizowane zamówienia staną się na powrót niezrealizowanymi.
Po kliknięciu OK program wyświetli dodatkowe ostrzeżenie:
Komunikat przypomina, że proces jest nieodwracalny i sugeruje wykonanie kopii zapasowej. Kliknij Tak, aby kontynuować.
Rozpocznie się przenoszenie danych. Po zakończeniu procesu wyświetli się podsumowanie z liczbą przeniesionych dokumentów.:
Zarchiwizowane dane są dostępne w specjalnej części bazy i można je przeglądać w programie LoMag, jednak edycja dokumentów archiwalnych nie jest możliwa. System automatycznie tworzy dokumenty BO (Bilans Otwarcia) dla każdego magazynu – nie można ich usuwać, ponieważ odpowiadają za zachowanie ciągłości stanów magazynowych.
Po wykonaniu powyższych kroków Twoja bieżąca baza zostanie odciążona, a starsze dokumenty będą bezpiecznie przechowywane w archiwum z pełną możliwością podglądu.
Inne instrukcje tematyczne – spis treści