Program LoMag umożliwia przygotowanie i wysyłanie wezwań do zapłaty dla klientów zalegających z płatnościami. Funkcjonalność dostępna jest w module Ewidencja płatności, opisanym szczegółowo w instrukcji Ewidencja płatności. Poniżej przedstawiono sposób korzystania z funkcji „Windykacja”.
Aby przejść do modułu windykacji należy z górnego menu wybrać Płatności → Ewidencja płatności.
Następnie w otwartym oknie przechodzimy na zakładkę z nierozliczonymi fakturami. Pojawia się lista wszystkich dokumentów przeterminowanych. Wybieramy interesującą fakturę i klikamy przycisk Windykacja.
Po otwarciu okna windykacji pojawia się możliwość przygotowania wydruku wezwania do zapłaty. Za pomocą opcji Windykacja → Projektuj wydruk → Projektuj własny wydruk można zaprojektować własne szablony, np. pierwsze wezwanie, drugie ponaglenie czy wezwanie ostateczne.
W opcji Windykacja → Projektuj wydruk → Wezwanie do zapłaty dostępny jest również prosty szablon przykładowy, który można od razu wykorzystać lub dostosować do własnych potrzeb.
Po wybraniu edycji zostanie uruchomiony Edytor etykiet. Jak projektować własny szablon zostało opisane w instrukcji Edytor etykiet.
W module Windykacja, oprócz drukowania wezwań, istnieje możliwość wysyłania ich bezpośrednio do kontrahenta w formie wiadomości e-mail. Po zaznaczeniu nierozliczonej faktury klikamy przycisk Windykacja, a następnie wybieramy opcję Wyślij e-mail. W kolejnym kroku wskazujemy odpowiedni szablon wezwania do zapłaty.
Po wybraniu tej opcji otwiera się okno wysyłania wiadomości e-mail. W polu Szablon można wskazać gotowy wzór wiadomości (utworzony wcześniej w Ustawieniach – opisane w pkt 4 tej instrukcji) lub wprowadzić treść ręcznie. W oknie uzupełniamy listę adresatów, temat i treść wiadomości. Automatycznie dołączane są pliki PDF z wezwaniami do zapłaty. Można również dodać własne logo i sprawdzić skrzynkę nadawczą, aby upewnić się, że wiadomość zostanie wysłana z właściwego adresu.
Po kliknięciu Wyślij e-mail wezwanie trafia bezpośrednio na adres mailowy kontrahenta, a w historii płatności zapisywana jest informacja o wysłaniu wezwania. Dzięki temu system automatyzuje działania windykacyjne i ułatwia ich kontrolę.
Aby móc wysyłać wiadomości e-mail do kontrahentów, należy w menu Ustawienia → e-mail skonfigurować serwer poczty wychodzącej (SMTP). Szczegółowa instrukcja konfiguracji znajduje się tutaj: Konfiguracja e-mail w LoMag.
W tym samym oknie można utworzyć gotowe szablony wiadomości e-mail, które następnie będą dostępne w module Windykacja. Wystarczy kliknąć Dodaj, wpisać nazwę szablonu, temat i treść wiadomości oraz zaznaczyć opcję Windykacja, aby był dostępny przy wysyłce wezwań.
Inne instrukcje tematyczne – spis treści