Krajowy System e-Faktur KSeF 2.0 w LoMag. Wysyłanie i odbieranie faktur z KSeF.

Program LoMag znacząco ułatwia korzystanie z KSeF umożliwiając automatycznie wysyłanie i odbieranie faktur z systemu KSeF (aplikacji Ministerstwa Finansów). Moduł obsługi KSeF jest integralną częścią faktur LoMag - wystarczy aktualna wersja programu, aby w pełni obsłużyć system KSeF. Dzięki pełnej integracji można z poziomu listy faktur jednym kliknięciem wysłać do KSeF wszystkie faktury oraz automatycznie odebrać i rozliczyć faktury dostępne dla nas w systemie KSeF. W LoMagu pracujemy z fakturami w tradycyjny sposób, co sprawia, że praca staje się bardziej efektywna i skoncentrowana w jednym miejscu. Faktury są przesyłane i odbierane w tle, co pozwala na kontynuowanie pracy z programem LoMag bez przestojów i oczekiwania na odpowiedź systemu KSeF. Po akceptacji lub odrzuceniu faktur przez system KSeF program wyświetli stosowne powiadomienie na dole okna:

Dzięki automatycznej integracji LoMag z systemem KSeF można nadal wystawiać faktury w sposób tradycyjny bezpośrednio z aplikacji dla wszystkich typów faktur - w tym faktur zaliczkowych i końcowych, faktur w walutach obcych, a także dokumentów z różnymi stawkami VAT oraz zwolnionych z VAT. Faktury możemy wysłać od razu do KSeF lub zbiorczo np. na koniec dnia. LoMag przypomina o niewysłanych fakturach do KSeF.

UWAGA: Aby korzystać z KSeF, wystarczy wygenerować token w systemie KSeF i wpisać go w programie LoMag – nie trzeba nic dodatkowo aktywować ani zgłaszać na stronie MF.

Rozpoczęcie wystawiania e-faktur w systemie KSeF

Aby korzystać z systemu KSeF, należy zalogować się do aplikacji KSeF Ministerstwa Finansów i wygenerować token, który następnie konfiguruje się w programie LoMag. Na początek proponujemy sprawdzić środowisko testowe lub demonstracyjne:
Środowisko testowe 2.0: (przeznaczone do testów i nauki integracji na fikcyjnych danych, brak pełnej walidacji danych.)
https://ap-test.ksef.mf.gov.pl/web/
Środowisko demonstracyjne (przedprodukcyjne) 2.0: (umożliwia testy końcowe na zasadach zbliżonych do produkcji, bez skutków prawnych)
https://ap-demo.ksef.mf.gov.pl/web/
Środowisko produkcyjne 2.0: (służy do rzeczywistego wystawiania i odbierania faktur z pełnymi skutkami prawnymi i podatkowymi)
https://ap.ksef.mf.gov.pl/web/

Testowa wersja pozwala na przetestowanie wszystkich funkcji systemu oraz działanie integracji z LoMag. Do przetestowania należy wykorzystać NIP zgodny z tym, jaki jest w programie LoMag (w zakładce Ustawienia / Firma). W środowisku testowym należy używać zanonimizowanych danych. Po przełączeniu konfiguracji LoMag na środowisko produkcyjne KSeF adnotacje dotyczące wysyłki do środowiska testowego i demonstracyjnego zostaną wyczyszczone.

UWAGA: każda wystawiona faktura w środowisku produkcyjnym i przesłana do KSeF jest dokumentem wprowadzonym do obiegu prawnego.

Poniżej kroki, jakie trzeba wykonać, aby uzyskać dostęp do środowiska testowego KSeF:

Po naciśnięciu 'uwierzytelnij do aplikacji testowej' zostaniemy przeniesieni do Aplikacji Podatnika KSeF w wersji testowej, gdzie możemy wygenerować token dla LoMag. Token wygenerowany w KSeF umożliwia programowi LoMag połączenie z systemem KSeF. W aplikacji wybieramy menu "Tokeny" a następnie "generuj token" jak poniżej:

Po naciśnięciu "generuj token" pojawi się ciąg 116 znaków, który trzeba skopiować i ZACHOWAĆ, ponieważ nie można go ponownie wyświetlić w aplikacji KSeF.
Wygenerowany token należy wkleić w programie do fakturowania LoMag w oknie ustawień, zakładka e-Faktury. Zaznaczamy „Włącz obsługę KSeF” i wybieramy odpowiednie środowisko np. testowe. UWAGA: token z środowiska testowego nie będzie pracował z środowiskiem demo. Podobnie Token produkcyjny nie może być wykorzystany do środowiska testowego! Następnie w polu "token autoryzacyjny" wklejamy otrzymany na stronach Aplikacji Podatnika token (ciąg znaków), naciskamy "Sprawdź połączenie", potwierdzamy NIP:

Po chwili otrzymamy komunikat potwierdzający połączenie z KSeF "Weryfikacja połączenia z KSeF przebiegła poprawnie" i możemy przejść do konfiguracji ustawień. Jeśli otrzymamy błąd warto upewnić się, że wygenerowany token jest zgodny z rodzajem środowiska: testowe, demonstracyjne, produkcyjne.

Opis opcji konfiguracji KSeF w programie LoMag.

Opcja „Włącz obsługę Krajowego Systemu e-Faktur” aktywuje w LoMag wszystkie funkcje związane z KSeF: wysyłkę, cykliczne odbieranie i komunikaty z KSeF. Odznaczenie opcji pozwala na powrót do pracy bez KSeF.
Opcja wyboru rodzaju środowiska KSeF: testowe, demonstracyjne, produkcyjne. Istotne, aby wybór środowiska był spójny z wygenerowanym tokenem.
Wysyłanie faktur do KSeF: Aktywuje wysyłkę faktur do KSeF. Odznaczenie opcji umożliwia tylko odbieranie faktur.
Data rozpoczęcia ewidencjonowania faktur wskazuje od jakiej daty LoMag ma traktować faktury jako podlegające procesowi KSeF. Domyślnie dla małych firm ta data wskazuje 1 kwietnia 2026 (wynika z harmonogramu obowiązkowego KSeF). Na potrzeby testów możemy wskazać wcześniejszą datę, aby wysłać starsze faktury do KSeF.
Odbieranie faktur do KSeF: Aktywuje odbieranie faktur do KSeF. Odznaczenie opcji umożliwia tylko wysyłanie faktur.
Odbieraj faktury wystawione po ... " to data graniczna, od której LoMag ma odbierać faktury zakupowe - domyślnie dla wszystkich firm to 1 lutego 2026.
Sprawdzaj czy są nowe faktury co ... min Interwał (w minutach) sprawdzania nowych dokumentów w KSeF. Mniejsza wartość oznacza częstsze odpytywanie. UWAGA: Zbyt częste sprawdzanie może zablokować dostęp do KSeF. Rekomendowana wartość to 30 min.
Zapisz faktury w magazynie: określa, do jakiego magazynu w LoMag mają być przypisywane pobrane faktury. Opcja „pytaj podczas zapisu” powoduje wybór przez użytkownika przy zapisie.
Resetuj ograniczenie czasowe Przycisk służy do zresetowania mechanizmu ograniczającego zakres wysyłki i pobierania faktur. Po najechaniu myszką na przycisk pojawia się opis działania i zakres dat.
Sprawdzaj zgodność faktury ze schematem XSD przed wysłaniem do KSeF. Zaznaczenie tej opcji powoduje dodatkowe sprawdzanie poprawności struktury faktury przed wysłaniem do KSeF. Zmniejsza ryzyko odrzucenia po stronie KSeF ale dodatkowe sprawdzenie po stronie LoMag spowalnia proces wysyłki.
Jeśli adres dostawy jest inny niż domyślny -> uzupełniaj pole Fa.Podmiot3 Z aktywną opcją, jeśli adres dostawy będzie inny niż domyślny, zostanie dodana pozycja Fa.Podmiot3 z NIP i Nazwą tą samą co Podmiot2 ale adresem innym - wskazującym na adres magazynu.
Sprawdzaj status kontrahenta w GUS przed wysłaniem faktury do KSeFDodatkowe sprawdzenie, czy kontrahent wybrany na fakturze jest w GUS, aby uniknąć wysłania błędnych danych. Ta opcja może wydłużać wysyłkę gdy jest przeciążony serwer GUS.
Dodaj uwagi kontrahenta do uwag fakturyUmieszcza w uwagach wysyłanych faktur dodatkowy tekst, który jest kopiowany z uwag kontrahenta.
Używaj konta bankowego kontrahenta (pole: Fa.Płatność)Jeśli w LoMagu mamy zdefiniowane indywidualne konta bankowe dla każdego kontrahenta to wybranie tej opcji uzupełnia pola dotyczące konta bankowego z danych kontrahenta.
Dopasuj towar z KSeF po polach:Określa w jaki sposób ma być dopasowany towar z faktury KSeF do kartoteki w programie LoMag.
Przycisk ustawienia mapowania pozwala na definiowanie mapowania pól programu na pola faktury ustrukturyzowanej, dla specyficznych procedur VAT oraz dodatkowych danych wymaganych w KSeF:

Opis kolumn w tabeli mapowania

Ważne: zdecydowana większość pól KSeF jest warunkowa. Mapuj je tylko wtedy, gdy dana procedura faktycznie występuje w firmie.

Pola mapowane z tabeli „Faktura” (nagłówek dokumentu)

Pola mapowane z „Wiersza faktury” (pozycje)

Pozostałe mapowane pola dla tabel Kontrahent, Towar, Adres dostawy:

Odbieranie i wysyłanie faktur z KSeF po zakończeniu konfiguracji:

Poprawne skonfigurowanie obsługi KSeF w LoMag objawia się dodatkowym paskiem stanu KSeF na dole okna głównego aplikacji (wyświetlanie powiadomień) oraz dodatkowe przyciski KSeF w kartotece Faktur (faktury sprzedaży, zakupu, korygujące i zaliczkowe) jak zaznaczono poniżej:

Na liście dokumentów faktur dostępne jest menu "KSeF", które zawiera operacje związane z komunikacją z systemem KSeF:
Wyślij do KSeF – wysyła zaznaczoną fakturę do KSeF.
Sprawdź status – sprawdza aktualny status wysłanej faktury w KSeF.
Pobierz UPO – pobiera Urzędowe Poświadczenie Odbioru (jeżeli faktura została przyjęta).
Eksport do XML (faktura ustrukturyzowana) – zapisuje lokalnie plik XML zgodny z formatem KSeF.

Odbieranie faktur z systemu KSeF

LoMag umożliwia pobieranie faktur wystawionych dla Twojej firmy przez inne podmioty. Obsługa odbywa się z poziomu panelu powiadomień KSeF.

Jeżeli w ustawieniach KSeF włączono automatyczne sprawdzanie, LoMag cyklicznie odpyta KSeF zgodnie z ustawionym interwałem (np. co 5 minut).

Informacje o liczbie nowych faktur widoczne są w dolnym pasku programu:

• liczba odebranych faktur,
• liczba niewysłanych faktur,
• data ostatniego sprawdzenia.

W dolnym panelu odbierania faktur z KSeF programu dostępne są opcje:

• Sprawdź czy są nowe faktury – ręczne sprawdzenie KSeF.
• Pobierz fakturę … – pobranie wskazanej faktury do LoMag.
• Pobierz wszystkie – pobranie wszystkich dostępnych faktur.
• Usuń wszystkie powiadomienia – czyszczenie listy powiadomień.

Opis technicznych aspektów integracji z krajowym systemem e-faktur

Wysyłanie faktur do KSeF, podobnie jak wszystkie inne operacje REST API, wykonywane są asynchronicznie. Program nie blokuje się podczas ich wykonywania i aby uniknąć próby wielokrotnej wysyłki, po naciśnięciu „Wyślij do KSeF”, przycisk wysyłania się wyszarza, aż do prawidłowego zakończenia operacji.

Po naciśnięciu „Wyślij” i zamknięciu potwierdzającego komunikatu, nastąpi próba wysłania wszystkich zaznaczonych faktur do KSeF. O postępie wysyłki informuje pasek stanu na dole okna, a po wysłaniu pojawia się odpowiedni raport:

Prawidłowo wysłana faktura zmienia swój „status KSeF” na „przetwarzanie…” oraz zostaje zablokowana do edycji. W tym momencie po stronie KSeF rozpoczyna się proces weryfikowania tej faktury, który może trwać sekundy lub nawet dni. W międzyczasie program asynchronicznie w tle odpytuje system KSeF co zadaną liczbę sekund, czy coś się zmieniło. (Odpytuje co 5, 10, 15, 20 sekund i tak maksymalnie 20 razy, aby zmieścić się w ograniczeniu 20 zapytań na 10 minut, które nałożone jest odgórnie przez KSeF). Jeśli dostaniemy odpowiedź od serwera KSeF, że faktura została przyjęta lub odrzucona, program wyświetli stosowne powiadomienie na dole okna:

Faktura zmieni swój status na „zarejestrowano” (+ uzupełnione pole „Nr KSeF faktury” oraz dalej zablokowana do edycji fv) lub „odrzucona” (i uzupełnione pola „opis błędu KSeF, a faktura sprzedaży jest odblokowana do edycji i można ją ponownie próbować wysyłać do KSeF). Ponadto wysłana faktura do KSeF (status „przetwarzanie…” oraz „Zarejestrowano”) w oknie edycji wyświetla stosowną informację:

Oprócz opisanego wyżej mechanizmu odpytywania w tle o status faktury (działa tylko w ramach tej samej sesji z której faktura została wysłana), zaimplementowany został mechanizm ręcznego odpytania o status faktury:

Może się zdarzyć tak, że użytkownik, który wysłał fakturę, nie doczekał się na jej przetwarzanie przez KSeF. Wtedy ten sam użytkownik w innej sesji lub zupełnie inny użytkownik, może zaznaczyć wybrane faktury w trakcie przetwarzania i sprawdzić ich status. Po tej czynności pojawi się okno z raportem, które faktury zostały zaakceptowane/odrzucone lub monit informujący o tym, że nie wykryto żadnych zmian w KSeF.

W celach weryfikacyjnych program pozwala też wygenerować samą fakturę ustrukturyzowaną w formie pliku XML, dokładnie taką, jaką program wysyła do KSeF (ostatnia pozycja). Podczas generowania program wykonuje walidację ze schematem FA(2) i w razie wystąpienia błędów wyświetli stosowny komunikat o niezgodności XML ze schematem.

W kartotece fv pojawiły się też dodatkowe pola faktury związane z KSeF:

Listę wysłanych do KSeF faktur można też podejrzeć na stronie aplikacji KSeF w zakładce "Lista faktur":